أتمت عمليات ندواتك واترك المهام الروتينية تعمل تلقائيًا

إن إدارة الندوات عبر الإنترنت لا تقتصر على بدء البث المباشر فحسب. فهناك تسجيلات المشاركين التي تحتاج إلى متابعة، والحضور الذين ينبغي التواصل معهم، والتسجيلات التي يجب مشاركتها، إلى جانب تحديث بيانات نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، وكل ذلك يجب أن يتم في الوقت المناسب، في كل مرة. وحتى الآن، كانت معظم هذه المهام تُنجز يدويًا.

يسعدنا أن نعلن عن إطلاق أتمتة سير العمل (Workflow Automation) في Zoho Webinar، وهي ميزة ستغيّر الطريقة التي يدير بها فريقك المهام قبل كل ندوة وأثناءها وبعد انتهائها. فمن خلال أتمتة سير العمل في الندوات الإلكترونية، يمكن تنفيذ الكثير من الإجراءات المتكررة تلقائيًا بدلًا من التعامل معها يدويًا في كل مرة.

وسواء كنتم تنظّمون عروضًا توضيحية للمنتجات، أو برامج تدريبية، أو فعاليات افتراضية واسعة النطاق، تتيح لكم الأتمتة إسناد المهام الروتينية إلى النظام، ليتفرغ فريقكم لما يستحق التركيز فعلًا: تقديم تجربة استثنائية في كل ندوة عبر الإنترنت.

ما المقصود بأتمتة سير العمل في Zoho Webinar؟  

تتيح لك Zoho Webinar Workflow Automation تحديد ما ينبغي أن يحدث تلقائيًا عند وقوع حدث معيّن في ندوتك، بدلًا من تنفيذ الإجراءات نفسها يدويًا في كل مرة.
كل ما عليك فعله هو اختيار المشغّل، مثل تسجيل مشارك جديد أو انتهاء الندوة، وإضافة شروط اختيارية إذا أردت حصر سير العمل في سجلات محددة، ثم تحديد الإجراء المطلوب تنفيذه، سواء فورًا أو في وقت مجدول.

وبذلك، إذا كنت تتساءل كيف تؤتمت إدارة الندوات الإلكترونية خطوة بخطوة، فيمكن إعداد سير العمل في أربع خطوات:

1. تسمية سير العمل: اختر اسمًا واضحًا وأضف وصفًا له.

2. تحديد المشغّل: اختر الحدث الذي سيبدأ سير العمل.

3. إضافة شرط: يمكنك، اختياريًا، تحديد السجلات التي ينطبق عليها سير العمل.

4. تحديد الإجراء: شغّل Webhook أو دالة مخصصة مكتوبة بلغة Deluge.

مشغّلات تغطي دورة حياة الندوة بالكامل  

من أبرز ما يميز هذا الإصدار اتساع نطاق المشغّلات التي يدعمها. فأتمتة Zoho Webinar لا ترتبط بمرحلة واحدة من الندوة، بل تمتد عبر خمس وحدات تحاكي المراحل الفعلية التي تمر بها الندوة من البداية إلى النهاية.

1. الندوة (Webinar): أتمت الإجراءات المرتبطة بالندوة نفسها، عند إنشائها أو تحديثها أو إلغائها أو بدئها أو انتهائها.

2. التسجيل (Registration): نفّذ إجراءات محددة فور ورود تسجيل جديد.

3. الحضور (Attendees): نفّذ الإجراءات لحظة انضمام أحد الحضور إلى الجلسة أو إزالته منها.

4. التسجيلات (Recording): شغّل سير العمل عند رفع تسجيل، أو إنشاء نص مكتوب للجلسة، أو إضافة ملخص.

5. التفاعل (Engagement): استجب تلقائيًا عند ورود إجابات على استطلاعات الرأي أثناء الجلسة المباشرة.

وبفضل هذه التغطية الشاملة، لا تبقى أي مرحلة مهمة خارج نطاق الأتمتة؛ إذ يمكن لكل حدث مؤثر خلال الندوة أن يكون نقطة انطلاق لإجراء آخر.

لمن صُممت أتمتة سير العمل؟  

تمثل أتمتة سير العمل في الندوات الإلكترونية نقلة مهمة للفرق التي تنظّم الندوات عبر الإنترنت بانتظام، وتقضي وقتًا طويلًا في تنفيذ المهام اليدوية المرتبطة بها. يمكن لفرق التسويق الاستغناء عن المتابعة اليدوية المتكررة للمسجلين، ومزامنة العملاء المحتملين تلقائيًا مع نظام إدارة علاقات العملاء، وضمان متابعة كل عميل محتمل بعد انتهاء الجلسة. وهذا يجعل عمليات سير العمل واحدة من أدوات أتمتة التسويق عبر الندوات الإلكترونية التي تساعد الفرق على إدارة المتابعة بصورة أكثر اتساقًا.

أما فرق نجاح العملاء والتدريب، فيمكنها أتمتة إرسال تسجيلات الندوات بعد انتهائها، ومشاركة النصوص المكتوبة للجلسات مع الحضور، وبدء مسارات التأهيل المناسبة بناءً على الأشخاص الذين حضروا بالفعل. وبالنسبة إلى فرق المبيعات التي تقدم عروضًا توضيحية للمنتجات، فيمكن إنشاء الصفقات أو المهام تلقائيًا في نظام إدارة علاقات العملاء بمجرد تأكيد التسجيل، ثم إرسال رسائل متابعة مخصصة وفقًا لمستوى تفاعل الحضور.

ويمكن لفرق الموارد البشرية والتعلم والتطوير التي تنظّم برامج تدريبية داخلية أتمتة إشعارات إكمال التدريب، وإرسال النصوص المكتوبة للجلسات إلى نظام إدارة التعلم (LMS) أو قاعدة المعرفة. أما مديرو الفعاليات الذين يديرون برامج تضم جلسات متعددة، فيمكنهم إعداد عمليات سير عمل قابلة لإعادة الاستخدام وقائمة على شروط محددة لمرة واحدة، ثم استخدامها بصورة متّسقة في جميع الفعاليات.

استخدامات عملية: كيف تقلل المهام اليدوية في إدارة الفعاليات الإلكترونية؟  

تظهر القيمة العملية للأتمتة عندما تتحول الإجراءات المتكررة التي ينفذها فريقك يدويًا إلى عمليات تعمل تلقائيًا عند تحقق شروط محددة. لنرَ كيف يمكن الاستفادة من هذه الإمكانات في سيناريوهات فعلية.

مزامنة الندوات مع CRM تلقائيًا عند التسجيل  

لنفترض أن أحد العملاء المحتملين سجّل في ندوتك. في اللحظة نفسها، يمكن تشغيل Webhook لإرسال بياناته إلى نظام إدارة علاقات العملاء لديك، مثل Zoho CRM أو HubSpot أو Salesforce، وإنشاء سجل جهة اتصال أو تحديثه تلقائيًا.

وبهذه الطريقة، تتيح لك مزامنة الندوات مع CRM تلقائيًا إبقاء فريق المبيعات على اطّلاع بكل عميل محتمل جديد فور تسجيله، من دون الحاجة إلى أي تدخل يدوي.

إشعار فوري عبر Slack عند انضمام أحد المسجلين  

باستخدام Webhook، يمكنك إرسال إشعار فوري إلى إحدى قنوات Slack بمجرد انضمام أحد الحضور إلى الجلسة. وبذلك يظل فريقك على اطّلاع بما يحدث من دون الحاجة إلى مراقبة لوحة المعلومات باستمرار.

ومن خلال Webhooks، يمكن توسيع تكامل Zoho Webinar مع Slack و Salesforce وغيرها من الأنظمة التي يعتمد عليها فريقك، بحيث تنتقل البيانات والإشعارات بين الأدوات وفقًا لسير العمل الذي تحدده.

الإجراءات الفورية أم المجدولة؟ التوقيت يصنع الفارق  

يوفر Zoho Webinar خيارين لتوقيت تنفيذ الإجراءات، واختيار التوقيت المناسب لكل منهما يجعل عمليات سير العمل أكثر فاعلية. الإجراءات الفورية (Instant Actions) تُنفّذ بمجرد تحقق شرط المشغّل. وهي مناسبة لعمليات التكامل التي تتطلب استجابة لحظية، مثل إرسال إشعار إلى قناة Slack، أو نقل البيانات إلى نظام CRM، أو تنفيذ إجراء معيّن عند بدء الندوة أو انتهائها.

أما الإجراءات المجدولة (Scheduled Actions) فتُنفّذ بعد مدة زمنية تحددها من لحظة تشغيل المشغّل، سواء بالدقائق أو الساعات أو الأيام أو الأسابيع أو الأشهر. ويمكن استخدامها لإرسال التذكيرات قبل الجلسة، أو رسائل المتابعة بعدها، أو إنشاء سلسلة من الرسائل والإجراءات الممتدة على فترة زمنية. 
ويمكن لسير عمل واحد أن يتضمن عدة إجراءات مجدولة متتابعة؛ مثل إرسال تذكير بعد ساعة، ثم رسالة متابعة بعد 24 ساعة، ثم رسالة لإعادة التفاعل بعد سبعة أيام، وكل ذلك انطلاقًا من المشغّل نفسه.

اربط ندوتك بأي نظام باستخدام Webhooks  

يمكن أن يكون كل إجراء في Zoho Webinar عبارة عن Webhook يرسل طلب HTTPS من نوع POST أو PUT فورًا إلى أي عنوان URL خارجي.
وهذا يعني أن ندوتك تستطيع التواصل مع أي نظام خارجي تقريبًا يدعم استقبال طلبات الويب، مثل Zapier و Slack وواجهات API الداخلية ومنصات التسويق وأنظمة التذاكر وغيرها.

إمكانات أوسع مع الدوال المخصصة  

إذا كانت Webhooks هي الجسر الذي يربط ندواتك بالأدوات الخارجية، فإن الدوال المخصصة (Custom Functions) هي المحرك الذي يتيح لك تنفيذ منطق أكثر تقدمًا داخل عملياتك. تُكتب هذه الدوال باستخدام Deluge، لغة البرمجة النصية من Zoho، وتتيح لك معالجة البيانات، وتحديث السجلات عبر تطبيقات Zoho المختلفة، وإجراء العمليات الحسابية، أو استدعاء أي واجهة API خارجية برمجيًا. وإذا لم تجد دالة جاهزة تناسب احتياجاتك، فيمكنك كتابة دالتك الخاصة من البداية مباشرة داخل أداة إنشاء سير العمل باستخدام محرر التعليمات البرمجية المدمج. وهنا تكمن مرونة الميزة؛ فهي لا تقتصر على الحلول التي لا تتطلب كتابة تعليمات برمجية، بل صُممت أيضًا للفرق التي تحتاج أحيانًا إلى تخصيص عملياتها بمستوى أكثر تقدمًا.

مهام إدارية أقل، وندوات أفضل  

القيمة الحقيقية لأتمتة سير العمل لا تكمن في حالة استخدام واحدة بعينها، بل في الأثر المتراكم لإزالة المهام المرهقة من مختلف مراحل إدارة الندوات.
فعندما تتم مزامنة بيانات المسجلين تلقائيًا، وتُرسل رسائل المتابعة في موعدها في كل مرة، وتصل تسجيلات الجلسات إلى الحضور من دون الحاجة إلى إرسالها يدويًا، يستعيد فريقك ساعات من وقته كل أسبوع.

والأهم من ذلك أن الحضور يحصلون على تجربة منظمة وسريعة الاستجابة تعكس صورة احترافية عن علامتك التجارية. إنها البنية التي تميّز بين من ينظّم الندوات عبر الإنترنت بين حين وآخر، والمؤسسات التي تعتمد عليها كقناة حقيقية للنمو.

أتمتة سير العمل متاحة الآن في Zoho Webinar  

انتقل في حسابك إلى الإعدادات (Settings) ← الأتمتة (Automation) ← عمليات سير العمل(Workflows) لإنشاء أول سير عمل لك. خطوات الإعداد موجهة، والمنطق المستخدم مرئي وواضح، ويمكنك تشغيل أول عملية أتمتة في أقل من عشر دقائق. وسواء كان هدفك مزامنة الندوات مع CRM تلقائيًا، أو إرسال إشعارات إلى الأدوات التي يستخدمها فريقك، أو تنفيذ إجراءات متابعة في أوقات محددة، تمنحك أتمتة Zoho Webinar طريقة للتخلص من الكثير من العمل المتكرر المصاحب لإدارة الندوات.

لطالما كانت المهام الروتينية هي الجزء الذي يستهلك وقتك ويبطئ عملك. أما الآن، فتتولى الأتمتة إنجازها.

هل لديك أسئلة حول إعداد أول سير عمل؟ يمكنك الاطّلاع على دليل المساعدة أو التواصل معنا عبر support@zohowebinar.com. نحن هنا لمساعدتك.