Sales adalah proses yang dinamis dan sering kali tidak terstruktur. Ada banyak hal yang perlu tim sales hadapi, seperti deal yang bergerak cepat, ada target yang harus dikejar, hinggaberbagai karakter calon pelanggan.
Dalam aktivitas harian, kondisi ini mungkin tidak selalu terlihat sebagai masalah. Namun ketika manajemen mulai mengandalkan data untuk memahami strategi mana yang berhasil dan mana yang tidak, kualitas data yang buruk dapat menjadi hambatan besar.
Di sinilah data hygiene di CRM menjadi penting. Data hygiene adalah proses menjaga data pelanggan di CRM tetap bersih, akurat, lengkap, dan terbaru. Praktiknya bisa berupa menghapus data duplikat, memperbaiki email atau nomor telepon yang salah, melengkapi informasi kontak, hingga memperbarui status prospek atau pelanggan.
Semakin lama masalah data hygiene diabaikan, semakin sulit pula proses perbaikannya. Karena itu, menjaga kebersihan dan kualitas data bukan hanya tugas administratif, tetapi perlu menjadi bagian dari budaya kerja tim sales secara menyeluruh.
Meski kesehatan data CRM perlu dipantau sepanjang tahun, ada momen tertentu ketika perusahaan memiliki kesempatan lebih besar untuk fokus melakukan pembersihan dan pengayaan data.
Tim yang meluangkan waktu untuk merapikan data biasanya lebih siap dalam menyusun strategi penjualan dan pemasaran berikutnya, sekaligus membangun sistem pengelolaan data yang lebih baik ke depannya.
Apa saja yang perlu dimasukan ke dalam checklist data hygiene CRM anda?
Standarisasi Field dengan Banyak Variasi Data
Salah satu langkah pertama yang penting dilakukan adalah memastikan data di CRM memiliki format yang konsisten dan mudah diproses. Field seperti jabatan, industri, maupun lokasi sering kali memiliki banyak variasi penulisan, mulai dari singkatan, salah ketik, hingga format yang berbeda-beda. Ketidakkonsistenan ini dapat memengaruhi proses segmentasi, lead scoring, hingga distribusi wilayah penjualan.
Karena itu, perusahaan perlu menetapkan standar penamaan yang seragam untuk field-field penting tersebut. Data lokasi seperti negara dan provinsi juga perlu disesuaikan ke format yang sama agar sistem territory management dapat bekerja lebih akurat. Selain itu, penggunaan data validation dan picklist dapat membantu mengurangi variasi input data sejak awal.
Menghapus Data Duplikat
Masalah lain yang umum terjadi di CRM adalah data duplikat. Seiring waktu, perusahaan bisa memiliki banyak lead atau kontak yang tercatat lebih dari satu kali. Hal ini membuat database menjadi tidak efisien, memperbesar risiko redundansi, dan mengganggu performa email marketing.
Untuk mengatasinya, tim marketing atau data management perlu menentukan aturan dalam memilih master record dari setiap data duplikat. Misalnya berdasarkan aktivitas terbaru, tingkat engagement tertinggi, atau tingkat bounce email terendah. Proses deduplikasi juga perlu dilakukan dengan hati-hati melalui tahap preview sebelum perubahan diterapkan agar data penting tidak terhapus secara tidak sengaja.
Baca juga:
Menghapus Kontak yang Tidak Aktif
Selain data duplikat, kontak yang sudah tidak aktif juga perlu dievaluasi secara berkala. Menyimpan terlalu banyak kontak yang tidak pernah berinteraksi lagi tidak akan meningkatkan peluang konversi. Sebaliknya, hal ini justru dapat menurunkan akurasi engagement rate, meningkatkan bounce rate, dan memengaruhi reputasi email perusahaan.
Tim marketing dapat mulai dengan membersihkan hard bounce, unsubscribe, maupun kontak yang sudah lama tidak membuka email. Selain aktivitas email, perusahaan juga bisa meninjau kontak yang belum pernah di-assign, tidak pernah qualified, atau tidak memiliki riwayat komunikasi sama sekali.
Sebelum menghapus kontak tersebut, penting juga untuk menganalisis pola asal lead. Jika suatu channel menghasilkan lead yang tidak engaged terus-menerus, mungkin sudah saatnya perusahaan mengevaluasi kembali efektivitas channel tersebut.
Menghubungkan Lead ke Account yang Tepat
Selanjutnya, perusahaan juga perlu memastikan setiap kontak terhubung dengan account atau perusahaan yang tepat. Idealnya, mapping antara kontak dan account dilakukan sejak proses konversi. Namun jika belum dilakukan, proses ini tetap penting untuk dirapikan.
Dengan menghubungkan kontak ke account terkait perusahaan dapat mengurangi kebingungan terkait ownership, menjaga konsistensi account-based marketing, dan memastikan seluruh pihak dalam sebuah perusahaan tercatat dengan benar. Untuk data yang belum lengkap, tim dapat memanfaatkan fuzzy matching berdasarkan domain email, variasi nama perusahaan, atau data publik lainnya.
Memperkaya Data CRM
Setelah proses pembersihan selesai, langkah berikutnya adalah melakukan enrichment terhadap data yang sudah ada. Tim sales perlu menentukan informasi tambahan apa saja yang paling dibutuhkan dalam proses penjualan mereka, baik itu data firmographic, technographic, intent data, maupun informasi kontak B2B lainnya.
Pengayaan data yang tepat membantu tim sales dan marketing menjalankan automasi dengan lebih efektif serta meningkatkan kualitas segmentasi dan personalisasi. Di Zoho CRM, fitur seperti Zia Data Enrichment dapat membantu memperkaya informasi kontak dan perusahaan secara otomatis sesuai kebutuhan bisnis.
Memastikan Usability dan Keamanan Data Tetap Terjaga
Namun data yang bersih saja tidak cukup. Data juga harus mudah digunakan sekaligus tetap aman. Karena itu, perusahaan perlu memastikan struktur segmentasi di CRM mendukung kebutuhan campaign dan strategi outreach antar tim. Lead scoring juga perlu dievaluasi secara berkala agar tetap relevan dengan tujuan bisnis dan perilaku pelanggan terbaru.
Di sisi lain, pengaturan hak akses pengguna juga harus diperiksa secara rutin. Seiring perubahan struktur tim dan tanggung jawab, permission yang tidak diperbarui dapat meningkatkan risiko paparan data yang tidak diperlukan. Kolaborasi dengan tim IT untuk meninjau akses pengguna menjadi langkah penting dalam menjaga keamanan database perusahaan.
Pada akhirnya, menjaga kualitas data CRM bukan sekadar pekerjaan teknis, melainkan investasi untuk keseluruhan strategi penjualan. Database yang bersih, terstruktur, dan aman membantu perusahaan membangun segmentasi yang lebih akurat, account-based marketing yang lebih efektif, serta proses penjualan yang lebih efisien dan terukur.
Comments