Beberapa tahun lalu, kartu kredit perusahaan masih dianggap sebagai fasilitas tambahan yang biasanya hanya digunakan oleh perusahaan besar.
Namun saat ini, kartu kredit perusahaan semakin menjadi kebutuhan penting bagi bisnis yang ingin bergerak cepat, tetap patuh terhadap kebijakan keuangan, dan memiliki visibilitas penuh atas pengeluaran tim.
Dalam blog ini, kita akan membahas mengapa penggunaan kartu kredit perusahaan bukan lagi sekadar soal kemudahan, melainkan langkah strategis untuk meningkatkan visibilitas real-time, menyederhanakan manajemen pengeluaran, dan memberi kontrol penuh atas cash flow perusahaan.
Apa Itu Kartu Kredit Perusahaan?
Kartu kredit perusahaan adalah kartu pembayaran yang diterbitkan atas nama perusahaan dan diberikan kepada karyawan untuk melakukan transaksi terkait pekerjaan, tanpa harus menggunakan dana pribadi.
Berbeda dengan kartu kredit pribadi, kartu ini terhubung langsung dengan sistem keuangan perusahaan, lengkap dengan batas anggaran, kebijakan pengeluaran, dan pencatatan terpusat.
Fungsi utama kartu kredit perusahaan adalah memungkinkan transaksi bisnis seperti perjalanan dinas, langganan software bisnis, atau entertain klien, dll menjadi transparan, dan mudah diaudit, tanpa proses reimburse yang memakan waktu.
5 Perubahan yang Mendorong Adopsi Kartu Kredit Perusahaan
1. Pola kerja yang semakin terdesentralisasi
Model kerja remote dan hybrid membuat kartu kantor bersama atau reimburse dengan cara manual menjadi tidak relevan. Program kartu kredit perusahaan memungkinkan setiap tim tetap mandiri, tanpa kehilangan kontrol terhadap anggaran.
2. Kebutuhan visibilitas pengeluaran secara real-time
Bisnis modern membutuhkan data pengeluaran saat transaksi terjadi, bukan di akhir bulan. Integrasi kartu kredit perusahaan dengan software expense management membuat hal ini memungkinkan.
3. Kesiapan audit dan kepatuhan
Tim finance dan pajak membutuhkan jejak transaksi yang rapi dan mudah ditelusuri. Sistem kartu kredit perusahaan berbasis digital memastikan struk, kategori, dan persetujuan tersimpan dengan baik.
4. Meningkatnya transaksi SaaS dan micro-payment
Langganan software, tools, dan layanan digital semakin banyak dan nilainya kecil tapi rutin. Kartu kredit perusahaan per individu memudahkan pelacakan transaksi ini tanpa tercampur.
5. Kebutuhan akan kontrol sekaligus fleksibilitas
Finance leader ingin memberdayakan tim tanpa kehilangan kendali. Kartu kredit perusahaan modern menawarkan limit granular, aturan per kartu, hingga fitur blokir instan jika diperlukan.
Baca juga:
Corporate Credit Card: Solusi Keuangan yang Penting Bagi Bisnis Modern
Apa Itu Prorated Billing? Pengertian, Contoh, dan Manfaatnya
Mengapa Kartu Kredit Perusahaan Mempermudah Manajemen Expense?
Manajemen expense berbasis kartu kredit perusahaan bukan hanya soal digitalisasi struk, tetapi tentang efisiensi dan kontrol menyeluruh.
Rekonsiliasi jadi lebih cepat karena transaksi tersinkron secara otomatis dan real-time dengan software manajemen expense, sehingga tidak perlu lagi cara manual dengan mencocokkan di akhir bulan.
Adanya kartu kredit perusahaan juga membuat pengeluaran menjadi terkategori secara otomatis dengan menandai pembelian ke departemen, klien, atau pusat biaya tertentu, menghemat waktu bagi keryawan dan tim keuangan.
Visibilitas juga menjadi lebih baik karena tim finance bisa memantau dan menganalisis pengeluaran berdasarkan departemen, wilayah, atau proyek secara real-time sehingga tidak ada yang terlewat.
Dengan menggunakan kartu kredit korporat, tim finance juga bisa mengurangi risiko fraud dan kesalahan. Tim finance bisa menetapkan kebijakan yang telah ditentukan sebelumnya, batas merchant, dan kontrol tingkat kartu untuk mendeteksi transaksi mencurigakan.
Cara Memilih Software Expense Management untuk Kartu Kredit Perusahaan
Penerbitan kartu kredit perusahaan saja tidak cukup. Kartu kredit perusahaan bisa dimanfaatkan secara maksimal didukung oleh software manajemen expense yang tepat.
Anda bisa memerhatikan fitur-fitur berikut:
- Kontrol kebijakan otomatis secara otomatis menandai transaksi yang melanggar kebijakan sehingga tim keuangan tidak perlu mengecek secara manual.
- Kategorisasi transaksi cerdas membantu tim finance untuk menghemat waktu dengan mengkategorikan berdasarkan merchant dan data pengeluaran sebelumnya.
- Visibilitas real-time membuat tim finance tidak perlu menunggu laporan akhir bulan karena bisa dilihat secara langsung saat terjadi.
- Integrasi langsung dengan jaringan kartu untuk menghindari penundaan dan sinkronisasi transaksi secara instan, terutama dengan vendor besar lainnya
- Pastikan platform yang Anda pilih memiliki dukungan multi-mata uang dan pajak.
- Pilih platform yang bisa melindungi data sensitif dengan akses berbasis peran atau jabatan, enkripsi, log audit, dan infrastruktur yang dirancang untuk kepatuhan regulasi.
- Dapatkan platform yang bisa mengingatkan karyawan untuk menyertakan bukti pembayaran dan mencocokkannya dengan transaksi secara otomatis.
Software yang tepat seharusnya bisa mengurangi beban administratif dari tim finance, bukan menambahnya.
Cara Mengimplementasikan Program Kartu Kredit Perusahaan
Menggunakan program kartu kredit perusahaan sebenarnya bukan perkara rumit. Mulailah dengan memilih penyedia yang terintegrasi dengan sistem expense Anda. Tentukan kriteria penerima kartu berdasarkan kebutuhan operasional, bukan hanya jabatan.
Atur limit dan aturan penggunaan sejak awal, lalu pastikan karyawan memahami kebijakan dan alurnya. Yang tak kalah penting, lakukan evaluasi berkala untuk melihat pola penggunaan, kartu yang tidak aktif, serta potensi penghematan.
Baca juga:
Cash Basis Vs. Accrual Basis dalam Akuntansi: Mana yang Cocok untuk Bisnis Anda?
Invoice vs Proforma Invoice: Apa Bedanya dan Kapan Harus Digunakan?
Mengapa Kebijakan Kartu Kredit Perusahaan Itu Wajib?
Kebijakan kartu kredit perusahaan adalah fondasi penggunaan yang bertanggung jawab. Kebijakan ini menjelaskan:
- Jenis pengeluaran yang diperbolehkan
- Prosedur dokumentasi
- Batas pengeluaran
- Aturan penggunaan pribadi
- Mekanisme persetujuan
- Prosedur kehilangan atau penyalahgunaan kartu
Dengan kebijakan yang jelas, perusahaan dapat menjaga konsistensi, mengurangi risiko, dan selalu siap menghadapi audit.
Mengapa Tim Finance Semakin Mengandalkan Kartu Kredit Perusahaan?
Kartu kredit perusahaan kini menjadi alat strategis untuk:
- Mendeteksi deviasi anggaran lebih cepat
- Mengatribusikan biaya secara akurat
- Menyederhanakan proses audit
- Mempercepat penutupan buku bulanan
- Mengungkap inefisiensi biaya tersembunyi
Tak heran, banyak perusahaan melaporkan peningkatan kepatuhan karyawan setelah menerapkan kartu kredit perusahaan dengan kontrol yang tepat.
Kesimpulan
Baik untuk startup yang sedang bertumbuh maupun perusahaan yang terus berkembang, kartu kredit perusahaan dapat membuat proses pengeluaran menjadi lebih cepat, rapi, dan cerdas.
Dengan kebijakan yang jelas, software yang tepat, dan implementasi yang matang, kartu kredit perusahaan berubah dari sekadar alat pembayaran menjadi aset strategis keuangan.
Comments