Perjalanan dinas merupakan hal penting dan sering kali menjadi kewajiban. Untuk meringankan beban, ada beberapa perusahaan yang menyediakan kendaraan operasional bagi karyawannya untuk perjalanan dalam kota, tapi tentu ini bisa menjadi beban besar bagi perusahaan.
Solusi lainnya adalah dengan melakukan reimbursement atau mengganti sejumlah uang yang digunakan oleh karyawan untuk menempuh perjalanan dinas, baik menggunakan kendaraan pribadi atau transportasi umum.
Pilihan terakhir biasanya lebih banyak dilakukan karena dinilai saling menguntungkan bagi karyawan dan perusahaan. Namun, aturan reimbursement ini agak sedikit rumit.
Oleh karena itu, penting bagi karyawan untuk memahami tentang persyaratan reimbursement. Tim keuangan juga harus mengetahui dengan pasti cara melacak pengeluaran, memastikan tidak ada pelanggaran, dan segera mengganti biaya tersebut kepada karyawan mereka.
Apa saja yang tercakup dalam reimburse?
Reimburse dapat mencakup berbagai jenis biaya, tergantung pada kebijakan perusahaan dan perjanjian antara pemberi kerja dengan karyawan. Umumnya, Reimbursement ini mencakup biaya perjalanan, akomodasi, komunikasi, konsumsi, pelatihan, dan pengadaan barang atau jasa.
Reimbursement perjalanan bisa Anda klaim apabila Anda benar-benar melakukan perjalanan untuk kepentingan bisnis dan pekerjaan.
Misalnya Anda harus memiliki jadwal perjalanan dinas ke luar kota menggunakan transportasi umum. Maka pergantian biaya yang bisa Anda klaim hanyalah biaya transportasi umum yang digunakan sesuai harga tertera di bukti tagihan.
Penting untuk diperhatikan bahwa tidak semua karyawan bisa mengklaim reimbursement. Biasanya akan ada persyaratan kelayakan, biaya yang ditanggung, dan ketentuan pembayaran yang ditentukan oleh perusahaan.
Berikut ini adalah beberapa contoh untuk memudahkan Anda memahami tentang reimbursement:
a. Jika karyawan memiliki atau menyewa kendaraan
Ketika kendaraan digunakan untuk keperluan bisnis, perusahaan harus mengganti biaya kepemilikan dan operasional kendaraan seperti yang telah dibahas di atas.
b. Jika karyawan memiliki usaha sampingan
Karyawan harus memiliki dua catatan terpisah untuk perjalanan bisnis—satu sebagai karyawan (yang diganti oleh perusahaan) dan satu lagi sebagai individu wiraswasta.
c. Jika kontraktor independen atau konsultan memiliki atau menyewa kendaraan
Kontraktor dan konsultan (misalnya: mitra yang bekerja untuk perusahaan pengiriman makanan dan ride-share) biasanya tidak mendapatkan penggantian biaya jarak tempuh dari pemberi kerja mereka.
d. Jika kendaraan disediakan oleh pemberi kerja
Bergantung pada pengaturan, karyawan mungkin masih mendapatkan penggantian biaya untuk mengemudi dan mengoperasikan kendaraan tersebut."
Blog terkait:
Integrasikan Sistem Booking Perusahaan dengan Program Perjalanan Dinas
5 Manfaat Penting Aplikasi Pencatat Keuangan & Expense Management
Mengapa reimbursement perjalanan karyawan itu penting?
Reimbursement perjalanan penting untuk dilakukan perusahaan karena bisa sebagai bentuk reward untuk karyawan, mendorong produktivitas, keadilan dan kesetaraan, kepatuhan dan legalitas, serta bisa menjadi motivasi dan alasan karyawan bertahan di sebuah perusahaan.
Di Indonesia sendiri, reimbursement perjalanan diatur oleh Undang-Undang Ketenagakerjaan, Peraturan Pajak, peraturan internal perusahaan, dan Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi.
Meskipun Undang-Undang Ketenagakerjaan tidak secara spesifik mengatur reimbursement, namun memberikan kerangka umum untuk hak dan kewajiban perusahaan serta karyawan, termasuk potensi reimbursement sebagai bagian dari manfaat atau pengganti biaya untuk karyawan.
Kendala reimburse perjalanan karyawan
Nyatanya, proses reimburse perjalanan dinas di Indonesia tidaklah semulus itu. Masih banyak kendala-kendala yang membuat proses reimburse memakan waktu lama.
Berikut ini adalah beberapa kendala yang menghambat proses reimburse di perusahaan:
a. Birokrasi yang rumit
Proses administrasi yang panjang dan rumit akan menghambat proses pengajuan dan klaim reimburse. Hal ini tentunya akan menyebabkan karyawan Anda menjadi tidak nyaman.
b. Kurangnya transparansi
Sering kali ada perusahaan yang tidak menjelaskan mengapa proses reimburse karyawannya tidak diterima. Kurangnya transparansi dalam proses reimburse ini akan menyebabkan karyawan kebingungan.
c. Dokumentasi yang tidak memadai
Dalam proses reimburse, tim keuangan biasanya akan meminta untuk melampirkan bukti pembayaran selama masa perjalanan bisnis. Proses reimburse terancam tidak diterima apabila bukti tagihan tidak sesuai atau hilang.
d. Waktu proses yang lama
Proses reimburse bisa saja akan memakan waktu lama karena harus menunggu persetujuan dari berbagai pihak. Waktu proses yang lama ini tentunya akan berdampak buruk bagi keuangan karyawan.
e. Sistem yang kurang efisien
Proses reimburse yang masih dilakukan dengan cara manual tentunya akan membuat proses menjadi lebih lama. Belum lagi risiko kesalahan yang akan meningkat apabila perusahaan masih menggunakan cara manual.
Gunakan Zoho Expense demi proses reimburse lebih efektif
Proses reimburse bisa menjadi lebih efektif dengan menggunakan Zoho Expense. Salah satu keunggulan dari Zoho Expense yaitu bisa memudahkan dan mempercepat proses reimburse perjalanan.
Dengan menggunakan Zoho Expense Anda hanya akan membutuhkan 3-5 hari kerja untuk melakukan proses reimburseperjalanan. Proses reimburse perjalanan ini semakin cepat karena Zoho Expense bisa tersinkronisasi dengan aplikasi penggajian karyawan.
Anda juga akan mendapatkan lima laporan analitik tentang reimbursement. Anda juga bisa mendapatkan rekap reimburse, melacak reimburse berdasarkan pengguna, melihat proses reimburse yang tertunda, dan unduh laporan tentang reimburse online yang telah dilakukan.
Apabila Anda menggunakan Zoho Expense, Anda tidak perlu khawatir dengan dokumentasi dari bukti tagihan yang akan dilampirkan untuk proses reimbursement. Zoho Expense memiliki beberapa pilihan untuk melampirkan bukti tagihan , yaitu dengan scan otomatis, mengunggah dokumen, forward dari email, dan masih banyak lagi.
Setelah melampirkan bukti tagihan, pengeluaran Anda juga bisa dirincikan hingga detail pajak yang dikenakan. Selain itu, Anda juga bisa mengkategorikan pengeluaran berdasarkan jumlah atau berdasarkan hari.
Comments