Zoho Mail telah menginjak usia 15 tahun. Waktu terus berlalu saat Anda berupaya menjadi lebih baik dan membuat pelanggan lebih bahagia. Sekarang adalah saat yang tepat untuk mempelajari 15 fitur di Zoho Mail yang tidak boleh Anda lewatkan.
Tanpa basa-basi lagi, mari kita temukan fitur-fitur unggulan Zoho Mail dari sudut pandang John Doe, seorang pemilik bisnis, saat dia mengetahui bagaimana Zoho Mail dapat membantunya meningkatkan skala bisnisnya.
Biografi singkat John
John Doe adalah seorang pengusaha yang sibuk. Sebagian besar harinya dipenuhi dengan rapat, panggilan klien, secangkir kopi, dan banyak email. Baginya, email bisnis adalah pusat komunikasi yang membuat bisnisnya tetap terhubung dan berjalan lancar.
Perlahan tapi pasti, setelah membuat email bisnis, pesan yang John terima mulai menghambat efisiensinya. Kotak masuknya dibanjiri spam, phishing, dan email promosi yang tidak diinginkan.
John pun mulai terganggu dan ingin mengakhiri ketidakefisienan ini. Jawabannya adalah membuat email bisnis dengan layanan yang memenuhi tuntutan kebutuhannya.
Dia beralih ke Zoho Mail, dan rencana yang pertama adalah memigrasikan data dari penyedia email lamanya.
Biasanya, migrasi email adalah tugas berat yang melewati banyak rintangan teknis.
Blog terkait:
15 fitur email bisnis dari Zoho Mail
1. Migrasi menjadi mudah dengan Zoho Mail
John mendapat pengalaman berbeda saat melakukan proses migrasi di Zoho Mail. Ia dapat memindahkan semua datanya dari penyedia email bisnis sebelumnya ke Zoho Mail dengan mudah.
Dengan fleksibilitas bermigrasi menggunakan protokol IMAP atau POP, John dapat memilih mana yang terbaik untuknya.
Hanya dalam satu klik, semua data emailnya ditransfer ke Zoho Mail. Kini, John dapat kembali mengirim email dalam kotak masuk yang lebih terfokus, aman, dan terorganisir.
2. Serangkaian aplikasi dengan Zoho Trident
John dapat memanfaatkan seluruh kemampuan OS-nya untuk Zoho Mail dengan Zoho Trident, aplikasi asli yang menghadirkan pengalaman pengguna yang cepat dan aman.
Trident adalah solusi email bisnis komprehensif dengan keamanan yang kuat untuk boot. Aplikasi ini memungkinkan penggunanya menggunakan banyak akun untuk meningkatkan kemudahan manajemen email.
Fitur lain dari Trident yang tidak dapat diabaikan adalah enkripsi saat istirahat. Ini melindungi data berharga John dari akses tidak sah.
Trident juga hadir dengan serangkaian fitur, seperti Tasks, Calendar, Contact, dan Notes, di satu lokasi. Suite ini memastikan bahwa John dapat bergerak cepat.
John sekarang dapat tetap memantau harinya dan menyediakan waktu untuk hal-hal penting.
Pekerjaan John memerlukan kolaborasi dengan banyak tim berbeda secara rutin. Karena email bisnis menjadi sarana komunikasi paling populer bagi sebagian besar bisnis, John mencari sesuatu yang berbeda dalam platform email untuk meningkatkan komunikasi.
3. Elemen kolaboratif: Streams, berbagi draf email
Masuk ke Streams, fitur kolaboratif bergaya media sosial dari Zoho Mail. Sekarang terdapat lebih sedikit email yang membingungkan dan lebih banyak pesan reaktif.
Streams membuka jalan bagi John dan timnya untuk berkumpul, membuat ide, membuat rencana, dan melaksanakannya.
Pesan-pesan yang dikirim sangat interaktif, dan mencakup reaksi. Ini berarti bahwa setiap orang dapat ikut serta dalam aksi tersebut dan membuat semua merasa terhubung.
Zoho Mail juga memberi Anda kemampuan untuk berbagi draf email dengan orang lain untuk mendapatkan komentar dan persetujuan. Ini berarti bahwa setiap email penting dikirim untuk mendapatkan persetujuan John sebelum dikirim.
4. Lampiran: Pratinjau, bagikan, dan unggah
Dengan Zoho Mail, John tidak akan pernah menghadapi pesan "File yang Anda coba lampirkan melebihi batas maksimal ukuran lampiran" yang ditakuti saat melampirkan dokumen berukuran besar.
Setiap kali John menerima lampiran, dia dapat menggunakan opsi pratinjau untuk mendapatkan intisari lampiran tersebut tanpa mengunduhnya.
Dengan menggunakan fitur attachment viewer, dia juga dapat membagikannya dengan cepat dan mudah. Karena attachment viewer mengurutkan setiap lampiran berdasarkan jenis file, John dapat memilah lampiran menjadi lebih mudah.
Kini, setelah John menggunakan Zoho Mail untuk sebagian besar kebutuhan email bisnisnya, dia juga perlu memperhatikan sisi keamanan.
5. Keamanan, TFA, dan kebijakan email yang menyelamatkan
Zoho Mail mencakup aspek keamanan. Dengan pendekatan yang mengutamakan privasi, Zoho Mail memfasilitasi pengalaman mengirim email yang aman untuk John.
Dengan fitur keamanan seperti TFA, pusat data yang sangat aman, sejumlah besar filter spam yang efektif, dan banyak lagi, yakinlah bahwa apa yang menjadi milik John akan tetap menjadi milik John.
Sejak awal dibangun, Zoho tidak pernah berpikir untuk mendapatkan keuntungan dari data pelanggannya, sehingga semua pengguna tidak perlu khawatir data mereka akan digunakan untuk kepentingan apapun, termasuk iklan.
Kemampuan untuk menetapkan kebijakan email sebagai admin juga memberi kendali penuh atas pengguna email di organisasinya. John dapat mengatur hak istimewa, batasan, dan peran untuk memastikan pengalaman mengirim email yang aman bagi semua orang.
Dengan kontrol terperinci atas setiap detail, John merasa tenang karena email bisnis beroperasi seaman mungkin.
6. Filter dan pencarian lanjutan
Kini setelah keamanannya terjamin dengan Zoho Mail, John beralih ke opsi filter untuk mengurutkan kotak masuknya secara otomatis saat dia menerima email. Dia dapat menetapkan aturan tentang bagaimana seharusnya email berperilaku jika cocok dengan kondisi tertentu.
Bagaimana jika John ingin mencari informasi berguna yang dikirimkan kepadanya? Di sinilah fitur pencarian lanjutan Zoho Mail tampil. John cukup menuju ke bagian "pencarian" di sisi kanan atas layar Mail dan mencari.
John juga menggunakan aplikasi lain, seperti Monday untuk manajemen proyek, Evernote untuk membuat catatan, dan Zoom untuk kebutuhan konferensi videonya.
Untuk menyatukan semuanya dalam satu tempat secara mulus, Zoho Mail membuka jalannya.
7. Integrasi untuk kemudahan alur kerja
Zoho Mail berfungsi baik dengan sejumlah aplikasi populer lainnya dalam bentuk widget elektronik dan integrasi. John dapat mengonfigurasi ini di dalam Zoho Mail dan langsung mengaksesnya dari sana.
Jika ia ingin mengonversi email menjadi tugas, ia memiliki opsi untuk menambahkannya ke Monday. Semua email penting yang John terima dapat diubah secara kontekstual menjadi catatan dan ditambahkan ke Evernote.
Integrasi ini memberikan cara baru bagi John dalam mengelola emailnya. Dia dapat melakukan banyak tugas secara efektif tanpa harus berpindah-pindah tab dan keluar-masuk akun berbeda, hingga mengurangi produktivitas.
8. Zia menjadi penyelamat!
Saat John hendak menghadiri rapat, dia menerima email besar berisi informasi. Ini adalah email penting dengan judul "Email penting: Perlu balasan secepatnya!" dari bosnya.
Melalui Zia dan kemampuan AI-nya, John dapat dengan mudah merangkum isi email tersebut dalam sekejap.
Zia melangkah lebih jauh dengan membantunya menyusun email balasan dalam waktu kurang dari satu menit. Dengan bantuan kecerdasan buatan di sisinya, John tak lagi butuh waktu berjam-jam yang untuk membaca setiap email, mengidentifikasi poin-poin penting, dan menulis email balasan yang tepat. Zia melakukannya untuknya.
Kemudian, John baru meluncurkan fitur baru untuk produknya. Ia telah menerima banyak email pelanggan mengenai hal itu, baik masukan maupun keluhan. Hal ini membuat kotak masuknya meluap. Namun dengan Zia, John tinggal duduk santai dan membiarkan Zia melakukan semua pekerjaan berat.
Namun bisakah John lebih menyederhanakannya? Bagaimana jika ia bahkan tidak perlu membuka kotak masuknya, tetapi kotak masuknya masih terlihat bersih? Zoho Mail memiliki fitur untuk ini.
9. Delegasi kotak surat
Zoho Mail hadir dengan fitur unggulan yang disebut delegasi kotak surat (mail delegation). Dengan fitur ini, John dapat meminta orang lain melakukan sesuatu yang solid untuknya.
John mungkin menganggap fitur ini sebagai hal terbaik yang ada. Dia cukup menugaskan delegasi ke kotak masuknya yang dapat merespons, membalas, atau mengarsipkan email atas namanya.
John akan tetap mempertahankan kendali atas kotak masuknya di tingkat admin dengan tingkat izin berbeda yang dapat dia atur saat mendelegasikan emailnya ke orang lain.
Meskipun delegasi kotak surat menangani email umum yang belum tentu memerlukan balasan dari John, ada email tertentu yang memerlukan masukannya, dan mungkin juga sentuhan profesional.
10. Membuat tanda tangan khusus
John dapat membuat tanda tangan khusus yang mencakup jabatan, nama perusahaan, informasi kontak, nama media sosial, dan banyak lagi. Dengan menambahkan link ke situs perusahaannya, dia dapat meningkatkan eksposur untuk bisnisnya.
Tanda tangan email bisnis juga memperkenalkan John kepada penerimanya, membantu menciptakan sentuhan profesional, dan membuat bisnisnya lebih terlihat oleh leads dan calon pelanggan.
Baca juga:
11. Antarmuka RTL
John memiliki orang-orang yang bekerja dari berbagai belahan dunia, dari Alaska, Asia Tenggara, hingga Timur Tengah. Untuk memastikan karyawannya dari kawasan Timur Tengah merasa nyaman, Zoho Mail hadir dengan dukungan antarmuka asli kanan-ke-kiri (Right to Left/RTL).
John baru-baru ini merekrut tim marketing baru untuk mengurus kegiatan promosi di wilayah Prancis. Zoho Mail adalah poliglot yang mahir dan dapat membuat siapa pun merasa nyaman menggunakannya.
12. Ubah tema
John senang merombak rumahnya dan menjaganya tetap terlihat segar. Terbukti secara ilmiah bahwa warna yang berbeda dapat berdampak langsung pada suasana hati seseorang, dan John pun demikian.
Di Zoho Mail, John dapat memberikan tampilan baru pada antarmukanya dan menyesuaikannya dengan seleranya.
Bergantung pada perasaannya, John dapat beralih antara mode gelap dan mode terang. Saat ia ingin bekerja tengah malam, untuk mengurangi ketegangan pada matanya, dia dapat mengaktifkan mode gelap. Saat dia merasa ceria dan riang gembira, dia bisa tampil dengan tampilan tema yang terang.
Ada juga opsi untuk mengubah warna aksen antarmuka. John menggunakan fitur bagus ini untuk membedakan akun emailnya.
13. Zoho Mail berbicara dalam bahasa Anda
Zoho Mail berbicara dalam banyak bahasa dan melakukannya dengan lancar. Zoho Mail mendukung 73 bahasa, menjadikannya salah satu email client paling inklusif di luar sana.
Pemasar baru di Prancis tidak perlu lagi menggunakan pengaturan bahasa default, mereka dapat mengubahnya ke bahasa Prancis. Hal ini membantu aktivitas pemasaran karena mereka dapat berkomunikasi dengan leads di wilayah mereka tanpa kendala bahasa.
14. Tidak ada internet? Tidak masalah!
John bepergian ke Prancis untuk sebuah acara. Saat berada di dalam pesawat, dia tidak memiliki akses ke internet. Dengan kata lain, dia tidak memiliki akses ke emailnya. Namun Zoho Mail tetap hadir dengan fitur Akses Offline-nya.
Daripada hanya duduk memikirkan dan menghabiskan waktu penerbangan, dia menggunakan fitur email offline dan mengetahui email penting yang mungkin dia lewatkan.
Dia dapat membalas email, memeriksa kotak masuknya, dan menulis email baru. Begitu dia mencapai suatu tempat dengan WiFi, semua perubahan ini akan disinkronkan ke cloud secara otomatis.
15. Konfigurasi balasan otomatis di luar kantor
Setelah hari-hari yang sangat sibuk dengan urusan pekerjaan, John akhirnya merasa perlu istirahat.
Namun masalahnya dengan email adalah, mereka tidak tahu kapan Anda sedang berlibur.
Zoho Mail hadir di sini. John dapat dengan mudah mengatur balasan otomatis untuk akun emailnya untuk mengirim pesan khusus kepada siapa pun yang mengiriminya email saat dia sedang berlibur.
John dapat memastikan bahwa meskipun orang-orang penting mengiriminya email pada hari liburnya, mereka mendapatkan respons yang tepat dengan informasi kontak yang relevan.
John juga dapat menjadwalkan pesan di luar kantor saat dia sedang mengambil cuti sakit, sedang dalam perjalanan bisnis, atau selama berada di acara lain. Fitur ini memberinya jeda sejenak dari lautan badai dalam menavigasi kotak masuknya.
Kesimpulan
Dalam 15 tahun terakhir, Zoho Mail telah mengalami kemajuan pesat. Dengan penambahan fitur-fitur baru, email bisnis ini menjadi lebih baik. Untuk mendapatkan hasil maksimal dari pengalaman Zoho Mail Anda, cobalah 15 fitur di atas.
Comments