Se você quer monitorar o andamento das demandas, corrigir erros e promover as melhorias necessárias durante o fluxo para que tudo saia conforme esperado, precisa usar indicadores de projetos.
Eles são fundamentais para que tudo seja realizado de forma eficiente, alcançando os melhores resultados.
Afinal, a sua empresa investe tempo, recursos e energia na execução desses projetos, e espera certos entregáveis, o cumprimento de prazos e expectativas. Mas, sem a avaliação adequada, o sucesso se torna incerto, imprevisível e até uma frustração.
Os indicadores te ajudam a fornecer uma visão real, clara e quantificável sobre a eficiência de cada etapa, entendendo o que realmente está acontecendo para tomar boas decisões, sem se basear em achismos ou suposições.
Então, vamos começar a usar essas ferramentas a seu favor? A seguir, você vai entender o que são esses indicadores de projetos, qual sua importância, como calcular e mais. Boa leitura!
O que são indicadores de projetos
Indicadores de projetos são métricas usadas para avaliar e monitorar o desempenho de um projeto em relação aos seus objetivos.
Eles são definidos desde o início do fluxo, de forma a manter a análise dos resultados ao longo do tempo.
Esses indicadores fornecem dados quantitativos e qualitativos que ajudam a entender se o projeto está no caminho certo, se está cumprindo os prazos e orçamentos, e se está entregando os resultados esperados.
É uma técnica eficiente para garantir a melhor gestão, a correção de erros, as entregas no prazo, o melhor uso de recursos e o respeito às especificações necessárias.
Os indicadores escolhidos precisam ter ligação direta com os objetivos, e podem analisar cronogramas, medir custo, qualidade, riscos, questões de recursos humanos, satisfação do cliente, performance e muito mais.
A implementação de indicadores não só ajuda a livrar a gestão de tomar decisões às cegas, mas também permite a identificação de áreas de melhoria, o alinhamento de expectativas com parceiros e a adoção de uma abordagem orientada por dados, com maior qualidade e otimização em cada etapa.
Qual a importância dos indicadores para um projeto
Você já viu algumas das vantagens do uso dos indicadores de projetos. Essa é, de fato, uma prática indispensável.
Os indicadores passam a fornecer verdadeiros diagnósticos sobre os fluxos, com informações que ajudam na tomada de decisão e na implementação de ações corretivas, se necessário. Assim, a empresa sofre menos riscos e prejuízos.
As métricas ajudam a identificar gargalos, falhas, atrasos, desperdícios e outros fatores que podem atrapalhar os bons resultados.
Além disso, os indicadores deixam mais visíveis as oportunidades de melhoria que podem impulsionar a qualidade dos seus processos.
Então, enquanto possibilita a correção de qualquer desvio, evitando investimentos perdidos e resultados frustrantes, pode gerar maior satisfação para todos os envolvidos, principalmente os clientes e investidores.
Você poderá implementar os ajustes necessários para atingir metas sem estourar orçamentos, passar a gerar objetivos muito mais realistas (condizentes com todas as etapas do projeto que você conhece a partir dos indicadores), reduzir custos, otimizar o uso de recursos, embasar mudanças, ter insights, potencializar acertos e muito mais.
Em meio ao mercado acelerado, os indicadores permitem ajustes muito mais proativos, precisos e ágeis, e seus dados melhoram a comunicação entre as equipes envolvidas no projeto e as partes interessadas.
Acompanhe para conhecer alguns desses indicadores!
Quais são os indicadores de projeto
É importante lembrar que a escolha dos indicadores deve estar alinhada com os objetivos do seu projeto. Você verá, a seguir, KPIs que fornecem diferentes informações úteis para diversas áreas da empresa, e deverá escolher os que se encaixam nas expectativas da sua demanda.
Além disso, os indicadores devem ser acompanhados de forma constante. Só assim é possível garantir um monitoramento eficiente, com as correções necessárias para que as metas sejam atingidas.
Confira a seguir 8 indicadores de projetos!
1. Valor agregado (VA)
O Valor Agregado (VA) serve para acompanhar o quanto do projeto já foi entregue pela equipe. É um indicador operacional mensurado durante o ciclo de vida do projeto para analisar as etapas finalizadas e o percentual de realização do objetivo.
O cálculo é simples: divida o que foi entregue pelo que está planejado e depois multiplique por 100. A multiplicação serve para encontrar o índice percentual.
2. Índice de Desempenho de Prazo (IDP)
Esse indicador analisa o projeto de acordo com o seu sucesso em seguir os prazos preestabelecidos. Assim, o IDP ajuda a garantir uma execução eficiente e sem atrasos, de acordo com o cronograma planejado.
No cálculo, divide-se o valor realizado pelo valor planejado. Se o resultado for acima de 1, então o desempenho está bom, mas, se for menor que 1, é porque existem atrasos.
Por exemplo: a sua empresa deve fazer 30 postagens no Facebook em 5 dias. Mas, no 4º dia, havia somente 20. O cálculo do IDP será 20 ÷ 24 = 0,8333 - abaixo de 1, pois existem falhas no processo.
Se o IDP for igual a 1, significa que o prazo está igual ao planejado, e as entregas estão sendo feitas conforme as datas.
3. Índice de Desempenho de Custo (IDC)
O IDC faz a avaliação do gasto de recursos em relação ao andamento do projeto. É um comparativo de orçamento do início e do fim, para evitar prejuízos, antever se há gastos desnecessários e avaliar o uso dos recursos.
O IDC acima de 1 significa que os gastos estão abaixo do planejado; mas, se o resultado estiver abaixo de 1, os gastos estão acima do planejado. Finalmente, os gastos iguais a 1 são equivalentes ao que estava planejado.
A sua fórmula é a seguinte:
IDC = Valor agregado/Custo realizado
4. Índice de produtividade
O índice de produtividade é um dos indicadores de projetos que mostra o resultado que deve ser gerado, em média, após certa quantidade de esforço. A seguir, confira a sua fórmula:
Índice de produtividade = meta/quantidade de recursos
É importante lembrar que esse cálculo fornece apenas um parâmetro, pois as empresas e equipes têm níveis diferentes de produtividade, que dependem de muitos fatores como equipamentos, treinamento, tempo disponível e mais.
5. Desvios de esforço
O desvio de esforço é o balanço entre o esforço estimado e o esforço real obtido. Ou seja, esse indicador avalia se o projeto está acima ou abaixo do esforço previsto no planejamento.
A sua fórmula é a seguinte:
Desvio de esforço = horas trabalhadas/horas planejadas
6. Desvio de custo
Semelhante ao desvio de esforço, este indicador trata do balanço entre o custo estimado e o custo real. É essencial descobrir se o seu projeto está acima, dentro ou abaixo do orçamento previsto.
Para calcular o desvio de custo, aplique a seguinte fórmula em projetos já concluídos:
Desvio de custo = (custo real – custo planejado) / custo planejado
Já para projetos que ainda estão em andamento:
Desvio de custo = (custo previsto – custo planejado) / custo planejado
Se o número for negativo, o projeto ficou abaixo do estimado. Se for positivo, o orçamento estimado foi estourado. Mas, se o resultado for igual a zero, está tudo dentro do orçamento.
7. Desvio de prazo
O desvio de prazo é um dos indicadores de projetos que te dará certeza se o prazo real está de acordo com o que foi estimado no planejamento. O seu resultado é a porcentagem que mostra se as demandas estão atrasadas ou adiantadas.
No caso de projetos já concluídos, a fórmula é a seguinte:
Desvio de prazo = (término real – término estimado) / duração estimada
Para projetos em andamento:
Desvio de prazo = (previsão de término – término planejado até o presente momento) / duração estimada
Se o resultado for negativo, o projeto está adiantado. Se for positivo, há um atraso. Por fim, se o resultado for igual a 0, está tudo dentro do planejado.
8. Retorno sobre Investimento (ROI)
Não pode faltar o indicador de projetos ROI na sua empresa. Ele vai te ajudar a lidar melhor com recursos e analisar o lucro, tendo grande importância financeira. Quanto maior o ROI, mais dinheiro a sua empresa está fazendo com o que foi investido.
A sua fórmula é a seguinte: (Ganhos obtidos − Valor investido) ÷ Valor investido
Conclusão
Agora que você já conferiu algumas dicas, pode estar se perguntando como monitorar tantas métricas de forma precisa. Para isso, é importante contar com o melhor software de gerenciamento de projetos: o Zoho Projects.
Com ele, você poderá gerenciar e automatizar tarefas, incluindo o monitoramento dos indicadores de projetos, evitando quebrar a cabeça com análises manuais.
A interface amigável do Zoho Projects facilita a visualização e o acompanhamento dos indicadores, permitindo que os usuários acessem rapidamente as informações necessárias. Com poucos cliques, você ganha um panorama sobre as suas demandas.
Crie painéis personalizados, onde você pode adicionar widgets para monitorar métricas específicas do projeto, oferecendo uma visão clara e abrangente.
Gere relatórios detalhados que ajudam a analisar o desempenho do projeto com base em diferentes indicadores, como progresso de tarefas, alocação de recursos e cumprimento de prazos.
O Zoho Projects se integra facilmente com outras ferramentas e aplicativos, permitindo a importação e exportação de dados para um monitoramento mais amplo. Além disso, com a automação de tarefas, é possível reduzir o tempo gasto e focar no monitoramento do que importa.
A plataforma oferece recursos de colaboração em tempo real, permitindo que as equipes compartilhem atualizações e insights instantaneamente. Você também pode configurar alertas e notificações para ser informado sobre qualquer desvio, permitindo ações imediatas.
Conte com gráficos e monitoramento de tempo, contabilizando cada minuto de cada tarefa. Acompanhe o fluxo de trabalho, otimize os processos e envie alertas para as pessoas certas no momento certo.
Quer garantir o monitoramento de indicadores de projetos, tomando decisões com base em dados com poucos cliques? Solicite uma demonstração gratuita do Zoho Projects!
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