E-mail corporativo e transacional no mesmo ecossistema

Empresas não apenas enviam e-mails. Elas dependem deles.

Todos os dias, equipes usam o e-mail corporativo para enviar propostas, conversar com clientes, organizar reuniões e trocar informações. Ao mesmo tempo, apps, sites e sistemas também precisam se comunicar automaticamente, disparando mensagens como redefinições de senha, códigos OTP, confirmações de pedidos, faturas e atualizações de entrega.

Embora todos cheguem à caixa de entrada, são dois tipos diferentes de comunicação:

• E-mail corporativo: usado principalmente na comunicação entre pessoas, como colaboradores, clientes, fornecedores e parceiros.

• E-mail transacional: enviado automaticamente por aplicações ou sistemas após uma ação ou evento específico, como um login, uma compra ou uma solicitação de redefinição de senha.

Até agora, muitas empresas administravam essas duas necessidades em serviços separados: uma plataforma para a comunicação das equipes e outra para e-mails transacionais, com diferentes fornecedores, painéis, cobranças e processos administrativos.

Com a integração do ZeptoMail ao Zoho Workplace, esse cenário fica mais simples.

Clientes podem habilitar o ZeptoMail diretamente pelo Console do Admin do Zoho Mail e administrar, dentro do mesmo ecossistema, tanto a comunicação cotidiana das equipes quanto os e-mails transacionais enviados por aplicações.

Importante: o ZeptoMail foi desenvolvido exclusivamente para e-mails transacionais e não deve ser utilizado para campanhas promocionais em massa.

Por que as empresas precisam de mais do que e-mail corporativo?   

Criar contas de e-mail com o domínio da empresa costuma ser um dos primeiros passos para profissionalizar a comunicação de um negócio.

À medida que a empresa cresce, no entanto, sua infraestrutura digital também se torna mais complexa. Sites, sistemas, ERPs e aplicações passam a gerar diferentes tipos de mensagens automáticas.

Alguns exemplos comuns:

• Um cliente cria uma conta: e-mail de boas-vindas;

• Uma fatura é gerada: notificação de cobrança;

• Um pagamento é aprovado: confirmação ou recibo;

• Um pedido é enviado: atualização de entrega;

• Um usuário perde o acesso: link para redefinição de senha;

• Um login precisa ser verificado: código OTP.

Essas mensagens precisam chegar com rapidez e confiabilidade. Por isso, muitas organizações recorrem a um serviço especializado em e-mails transacionais.

O desafio é que adicionar novos fornecedores também aumenta a complexidade da infraestrutura.

Ao invés de uma estrutura unificada, a empresa passa a gastar mais tempo conectando e administrando serviços diferentes apenas para manter seus e-mails funcionando.

E-mail corporativo e e-mail transacional no mesmo ecossistema

Com a integração entre ZeptoMail e Zoho Workplace, empresas podem atender às duas necessidades dentro do ecossistema Zoho:

• Zoho Mail, dentro do Workplace, para a comunicação entre pessoas;

• ZeptoMail, para os e-mails transacionais enviados automaticamente por sistemas e aplicações.

Cada ferramenta continua cumprindo uma função específica, mas a integração reduz a fragmentação da infraestrutura e simplifica a administração.

O que é ZeptoMail?

O ZeptoMail é o serviço de e-mail transacional da Zoho, desenvolvido para o envio de mensagens automáticas disparadas por ações realizadas em sites, aplicações e sistemas.

Diferentemente de um e-mail escrito por uma pessoa, um e-mail transacional é disparado automaticamente assim que determinada ação acontece.

Entre os exemplos mais comuns estão:

• Redefinição de senha;

• Códigos de uso único, ou OTPs;

• Links para confirmação de e-mail;

• Mensagens de boas-vindas;

• Confirmações de pedidos;

• Atualizações de entrega;

• Envio de faturas;

• Alertas de atividade na conta;

• Notificações de fluxos de trabalho;

• Lembretes de compromissos.

Como muitas dessas mensagens são urgentes, entregabilidade e velocidade são especialmente importantes. O ZeptoMail foi desenvolvido especificamente para ajudar empresas a enviar esse tipo de comunicação de forma eficiente e confiável.

Zoho Mail ou ZeptoMail: qual é a diferença?

Embora os dois trabalhem com e-mail, eles foram desenvolvidos para necessidades diferentes.

De forma simples:

O Zoho Mail ajuda pessoas a se comunicarem. O ZeptoMail ajuda aplicações a se comunicarem com pessoas.

Juntos, eles atendem diferentes tipos de comunicação por e-mail dentro da operação de uma empresa.

Quantos e-mails transacionais podem ser enviados?

Clientes elegíveis do Zoho Mail e Zoho Workplace recebem créditos do ZeptoMail de acordo com o plano contratado e a quantidade de usuários pagos.

Cada crédito equivale a 10.000 e-mails transacionais.

Zoho Workplace Standard

A organização recebe:

1 crédito a cada 4 usuários pagos, até o limite máximo de 10 créditos.

Isso representa até 100 mil e-mails transacionais.

Por exemplo, uma organização Workplace Standard com 40 usuários pagos recebe 10 créditos, o equivalente ao limite de 100 mil e-mails transacionais.

Zoho Workplace Professional

A organização recebe:

1 crédito por usuário pago, até o limite máximo de 20 créditos.

Isso representa até 200 mil e-mails transacionais.

Uma organização Workplace Professional com 50 usuários pagos, por exemplo, recebe o limite máximo de 20 créditos e pode enviar até 200 mil e-mails transacionais.

E como funciona para organizações Mail Plano Flexível (Planos Combinados)?

Para organizações que utilizam Mail Plano Flexível, os créditos são atualmente calculados individualmente para cada plano contratado e depois somados para formar a franquia total, respeitando o limite máximo permitido.

É possível comprar créditos adicionais?

Sim.

Os créditos são distribuídos automaticamente de acordo com o plano ativo e o número total de usuários pagos da organização. Caso seja necessário, também é possível adquirir créditos adicionais, respeitando o limite máximo definido para cada plano.

Os créditos vinculados à assinatura permanecem válidos durante todo o período da assinatura do Zoho Workplace. Em uma assinatura anual, isso significa validade de um ano, enquanto créditos padrão do ZeptoMail expiram em seis meses.

O saldo também é renovado automaticamente quando a assinatura do Zoho Workplace é renovada.

Quais são as vantagens da integração entre ZeptoMail e Zoho Workplace?  

A integração simplifica a configuração e reduz a quantidade de ambientes que precisam ser administrados.

Ativação simplificada  

Clientes do Zoho Mail ou Zoho Workplace não precisam criar uma conta independente no ZeptoMail para começar. O serviço pode ser habilitado diretamente pelo ambiente administrativo.

Integração com uma conta existente  

Quem já utiliza o ZeptoMail pode vincular sua organização existente ao Console do Admin do Zoho Mail em poucos passos.

Administração de domínio centralizada  

Configurações de domínio, autenticação e outros parâmetros relacionados ao serviço podem ser administrados dentro do mesmo Console do Admin.

O resultado é uma infraestrutura de e-mail menos fragmentada e mais simples de administrar.

Quais empresas podem se beneficiar do e-mail transacional?   

Praticamente qualquer empresa que utilize sites, aplicações ou sistemas pode precisar enviar mensagens transacionais.

Em alguns setores, porém, esse tipo de comunicação faz parte diretamente da experiência do usuário.

1. Empresas SaaS e de tecnologia  

Aplicações SaaS dependem constantemente de mensagens automáticas e sensíveis a tempo.

Entre elas:

• Confirmação e ativação de contas;

• Códigos de autenticação de dois fatores;

• Alertas de login;

• Redefinições de senha;

• Recibos e faturas;

• Avisos de renovação de assinatura;

• Atualizações de manutenção ou indisponibilidade;

• Alertas sobre limites de armazenamento, APIs ou licenças.

Nesse cenário, o e-mail transacional funciona como uma extensão da própria aplicação.

2. E-commerce  

Uma única compra pode gerar diversas mensagens automáticas ao longo da jornada.

Entre elas:

• Confirmação do pedido;

• Recibo de pagamento;

• Atualização sobre o envio;

• Rastreamento da entrega;

• Confirmação de entrega;

• Confirmação de estorno ou reembolso.

Uma comunicação consistente depois da compra ajuda o consumidor a acompanhar todo o processo, do checkout à entrega.

3. Bancos, fintechs e empresas do setor financeiro  

Serviços financeiros dependem especialmente de comunicações rápidas e confiáveis.

Entre as mensagens mais comuns estão:

• Códigos de autenticação;

• Alertas sobre transações;

• Avisos de segurança;

• Notificações de acesso;

• Extratos;

• Confirmações de operações.

Nesse contexto, atrasos em códigos de segurança ou confirmações podem afetar diretamente a experiência e a confiança do usuário.

4. Instituições de ensino  

Universidades, escolas e plataformas educacionais também podem automatizar boa parte de sua comunicação.

Por exemplo:

• Atualizações sobre processos de admissão;

• Confirmação de matrícula;

• Lembretes de provas;

• Avisos sobre cursos;

• Notificações administrativas;

• Atualizações de plataformas educacionais.

Isso permite manter um grande número de estudantes informado sem sobrecarregar as equipes administrativas.

5. Empresas e instituições da área da saúde  

Hospitais, clínicas e outros prestadores lidam diariamente com informações sensíveis ao tempo.

Os e-mails transacionais podem ser utilizados para:

• Lembretes de consultas;

• Notificações sobre resultados disponíveis;

• Atualizações relacionadas a prescrições;

• Confirmações de agendamento;

• Alertas importantes relacionados ao atendimento e aos próximos passos do paciente.

Perguntas frequentes sobre Zoho Mail e ZeptoMail   

Qual é a diferença entre Zoho Mail e ZeptoMail?  

Zoho Mail é uma solução de e-mail corporativo voltada à comunicação entre pessoas, enquanto ZeptoMail é um serviço de e-mail transacional usado por aplicações e sistemas para enviar mensagens automáticas.

O que é um e-mail transacional?

Um e-mail transacional é uma mensagem automática enviada após uma ação do usuário ou evento do sistema.

Alguns exemplos são códigos OTP, redefinições de senha, confirmações de pagamento, atualizações de pedidos, faturas e alertas.

Por que o ZeptoMail está integrado ao Zoho Workplace?  

Empresas normalmente precisam de soluções diferentes para o e-mail das equipes e para os e-mails enviados automaticamente por aplicações.

A integração do ZeptoMail ao Zoho Workplace reúne essas duas necessidades no mesmo ecossistema e simplifica a administração da infraestrutura de e-mail.

Posso usar Zoho Mail e ZeptoMail juntos?

Sim.

O Zoho Mail atende à comunicação das equipes com colaboradores e clientes, enquanto o ZeptoMail cuida dos e-mails transacionais enviados automaticamente por sistemas.

Os dois podem ser administrados pelo Console do Admin do Zoho Mail.

Preciso criar uma conta separada no ZeptoMail?  

Não.

Clientes elegíveis podem administrar configurações de domínio, autenticação e outros parâmetros do ZeptoMail dentro do Console do Admin do Zoho Mail.

Como integrar o ZeptoMail a um site ou aplicação?  

Desenvolvedores podem integrar o ZeptoMail às suas aplicações utilizando SMTP ou APIs, permitindo o envio automatizado de e-mails transacionais.

Quantos e-mails posso enviar com um crédito do ZeptoMail?  

Cada crédito equivale a 10 mil e-mails transacionais.

A quantidade de créditos disponível depende do plano contratado e do número de usuários pagos da organização.

Posso comprar créditos adicionais?  

Sim. É possível adquirir créditos adicionais quando necessário, respeitando o número máximo de créditos definido para cada plano.

Posso usar ZeptoMail para e-mail marketing?  

Não. O ZeptoMail foi desenvolvido exclusivamente para e-mails transacionais e não deve ser utilizado para campanhas promocionais ou disparos de e-mail marketing em massa.

Posso vincular uma conta ZeptoMail que já existe?  

Sim. Uma organização existente no ZeptoMail pode ser vinculada ao Console do Admin do Zoho Mail em poucos passos.

Comece a usar o ZeptoMail com o Zoho Workplace   

A comunicação entre pessoas e a comunicação gerada por aplicações não precisam mais ser administradas em ecossistemas separados.

Com a integração entre ZeptoMail e Zoho Workplace, empresas podem combinar e-mail corporativo para suas equipes e uma infraestrutura dedicada ao envio de e-mails transacionais, com administração mais integrada.

Uma conversa entre colaboradores pode acontecer pelo Zoho Mail. Uma confirmação de pedido, um código OTP ou uma redefinição de senha pode ser enviada automaticamente pelo ZeptoMail.

Cada tipo de comunicação utiliza a ferramenta adequada, dentro de uma infraestrutura de e-mail mais simples de administrar.

Conheça o Zoho Workplace e veja como começar a usar o ZeptoMail para enviar e-mails transacionais.