Você já percebeu que uma tarefa pode levar dias para ser concluída — até que o prazo fique apertado e, de repente, ela é resolvida em poucas horas?
Esse fenômeno é explicado pela lei de Parkinson, um princípio que afirma que o trabalho tende a se expandir para preencher todo o tempo disponível para sua realização. Ou seja, quando temos muito tempo, a tarefa se prolonga; quando o prazo é curto, encontramos maneiras de concluí-la mais rápido.
Mas por que isso acontece e, principalmente, como usar esse princípio a favor da produtividade da equipe?
Neste artigo, você vai entender o que é a lei de Parkinson e descobrir estratégias práticas para otimizar a gestão do tempo e melhorar os resultados no trabalho.
O que é a lei de Parkinson?
A Lei de Parkinson afirma que, quanto mais tempo você tem para concluir algo, mais tempo você vai usar, independentemente da complexidade da tarefa.
Segundo a lei, "o trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão". Ou seja, levamos mais tempo do que o necessário para concluir a demanda, procrastinando até que o prazo esteja no limite - e aí a tarefa será finalmente realizada.
O termo foi criado, em 1955, pelo historiador e escritor britânico Cyril Northcote Parkinson para a revista The Economist. Na sua história, uma mulher tem a única tarefa de enviar um cartão postal, o que levaria três minutos… Mas acaba por levar metade de um dia.
Ela procura o cartão postal certo, qual guarda-chuva deve levar para percorrer o caminho até o correio e mais. Da mesma forma, se você se dedicar numa semana para escrever um relatório, levará a semana inteira, mesmo que isso possa ser feito numa tarde.
Como o trabalho se expande para preencher o tempo
Ao invés de avaliar realisticamente quanto tempo leva uma tarefa, tendemos a nos fixar no tempo disponível. Isso prolonga o tempo como um elástico, mesmo quando o trabalho não deveria exigir isso.
A demanda se expande para preencher o prazo previsto, o que geralmente leva à ineficiência, ao gasto desnecessário de tempo, ao estresse prolongado e ao não cumprimento de prazos.
A senhora da história de Parkinson perdeu tempo no perfeccionismo, sem necessidade real. Uma tarefa simples se transformou em um dia de provação. Às vezes, passamos a adiar o início até o último momento, pois a sensação de ter muito tempo para concluir uma tarefa pode levar a uma complacência inicial, seguida de correria no final.
Saiba como resolver as interrupções no trabalho!
Como superar a Lei de Parkinson no trabalho
Agora que sabemos como a lei de Parkinson nos afeta, precisamos entender como evitar ser vítimas dela. Isso ajuda você a terminar seu trabalho mais rápido e descansar ou passar para outras tarefas. Confira as dicas:
1. Definir prazos e metas claras
Defina prazos curtos, mas realistas, para criar um senso saudável de urgência. Se preciso, quebre grandes tarefas em partes menores com prazos para cada uma. Se você tem um projeto pairando, essa divisão será um "empurrãozinho" amigável na direção certa. O gerenciamento eficaz do tempo é um bônus.
Você pode aplicar essa gestão com o Kanban no Zoho Connect: um quadro feito para que você passe a controlar os fluxos com facilidade e em tempo real.
2. Invista na técnica de Pomodoro
A Técnica Pomodoro envolve definir um cronômetro para 25 minutos, mergulhar na tarefa e depois fazer uma pausa. Isso mantém distrações mais afastadas e garante maior organização. Além disso, faça pausas sempre que necessário, gerando um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional. Seu foco e produtividade vão agradecer.
Entenda o que não fazer para conseguir manter o foco!
3. Priorize as tarefas de forma eficaz
Utilize listas de tarefas para manter o foco e a organização, enquanto analisa as demandas para dar prioridade ao que é mais importante e urgente. Concentre-se nas tarefas que não podem esperar, para evitar ficar preso em atividades menos críticas.
No Zoho Workplace, você confere todas as demandas, prazos e prioridades, já que as tarefas são classificadas automaticamente em alta, média ou baixa priorização.
4. Dê limite ao perfeccionismo
O perfeccionismo mata a produtividade silenciosamente. Saiba quando encerrar e resista à tentação de criticar cada pequeno detalhe. Estabeleça padrões realistas de sucesso e busque o progresso em vez da perfeição. Se necessário, solicite feedbacks para que outros te ajudem a avaliar o trabalho de forma mais realista.
5. Implemente restrições de tempo
Para evitar que as tarefas se arrastem indefinidamente, estabeleça limites de quanto tempo você gastará em cada uma e cumpra-os. Alocar intervalos de tempo para diferentes atividades proporciona um bom controle do tempo.
O quadro em Gantt no Zoho Workplace é a melhor forma de impor restrições de tempo. Nele, você pode visualizar os projetos, o cronograma real e outros detalhes.
6. Revise os objetivos regularmente
Revise os objetivos e o progresso para garantir que o trabalho vai bem. Quando as prioridades mudam e surgem outras circunstâncias, faça adaptações. Os próprios prazos devem incluir a tarefa de revisar com antecedência. Também saiba quando evitar compromissos desnecessários, mantendo a sua lista de tarefas sob controle.
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7. Invista em ferramentas de produtividade
Conhecer as dicas para lidar com a Lei de Parkinson pode realmente te ajudar, mas você precisa das ferramentas certas.
O Zoho Workplace reúne o que a sua equipe precisa para gerir demandas diariamente! A suíte de produtividade completa tem softwares essenciais para que o time trabalhe de qualquer lugar, sem perder tempo trocando de interfaces.
Passe a monitorar os prazos de perto, garantindo que todas as etapas sejam concluídas no tempo certo. Tenha uma visão transparente do que está sendo feito, os gargalos, ajustes necessários e mais.
O software conta com 8 aplicativos de produtividade:
Zoho Mail, e-mail corporativo de alta segurança e domínio personalizado;
Zoho WorkDrive, para armazenamento de arquivos em nuvem;
Zoho Cliq, chat corporativo para que a sua equipe se comunique em tempo real;
Pacote Office: Zoho Sheet (gerenciador de planilhas), Zoho Writer (processador de texto) e o Zoho Show (para apresentações);
Zoho Connect, intranet social corporativa que funciona como uma rede social;
Zoho Meeting, para hospedagem de videoconferências e webinars.
O Zoho Workplace facilita a comunicação e a colaboração em tempo real. Você poderá compartilhar atualizações, diminuir distrações, atribuir responsabilidades, acompanhar o progresso e superar obstáculos.
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