A improdutividade no trabalho é um problema que afeta empresas de todos os portes e setores. Esse obstáculo gera impactos diretos na eficiência, nos resultados, na qualidade do produto ou serviço e na gestão da pessoas.
É normal que a produtividade apresente variações ao longo dos dias, mas a empresa deve trabalhar para eliminar os déficits capazes de atrapalhar a rotina da equipe.
Então, para te ajudar a combater esse mal e evitar prejuízos, continue a leitura e confira um guia que desvenda as principais causas da improdutividade, as estratégias para prevenção e as soluções para o problema. Confira!
Quais são as principais causas da improdutividade no trabalho?
Em pesquisa da Reclaim.ai, com cerca de 2.000 profissionais, foi constatado que apenas 12% dos colaboradores são totalmente produtivos por mais de seis horas no trabalho.
Mas, afinal, o que pode estar causando a improdutividade diária? Existem várias causas possíveis. Confira:
1. Ambiente desgastante (físico ou digital)
Um espaço físico inadequado (com ruído, má iluminação ou ergonomia) impacta o foco. No entanto, o ambiente digital é igualmente crítico. Uma cultura tóxica, com comunicação falha, falta de colaboração e reconhecimento, afeta diretamente a retenção de talentos e a qualidade das entregas.
2. O Custo das interrupções constantes
Colaboradores são interrompidos, em média, mais de 30 vezes ao dia. Cada interrupção quebra o fluxo de trabalho e o foco, gerando um custo invisível de tempo e retrabalho. Uma plataforma unificada como o Zoho Workplace mitiga esse "ruído digital", permitindo que a equipe use o status "não perturbe" no Zoho Cliq para silenciar notificações e criar blocos de tempo para trabalho focado.
3. Ferramentas desconectadas ou inadequadas
Usar tecnologias inadequadas ou um ecossistema de aplicativos que não "conversam" entre si é uma das maiores fontes de frustração e ineficiência. Tarefas simples demoram mais, a qualidade do trabalho é comprometida e a equipe se desgasta alternando entre inúmeras telas e logins.
4. Desalinhamento e falta de motivação
A desmotivação não é apenas um problema de RH; é um dreno nos resultados. Ela geralmente nasce da falta de clareza sobre os objetivos da empresa e da ausência de reconhecimento. Isso leva a um aumento no turnover, elevando os custos com novas contratações e treinamentos.
5. Cultura de sobrecarga
Pressão excessiva, sobrecarga de tarefas e uma cultura organizacional que não preza pelo equilíbrio levam ao esgotamento. O burnout não é apenas um risco para a saúde do colaborador; é um risco para a empresa, resultando em queda de performance, absenteísmo e perda de talentos valiosos. A liderança tem o papel fundamental de identificar e prevenir seus sinais.
Além do que já foi citado, há várias outras questões, como:
ilusão de sempre ser multitarefa;
lacunas de habilidade;
falta de objetivos claros;
e impactos no bem-estar.
Confira mais situações que diminuem a produtividade no trabalho!
Como evitar a improdutividade no ambiente de trabalho
Confira dicas:
1. Estabeleça metas claras
Defina metas realistas, pois proporcionam um sentido de direção e ajudam os funcionários a se concentrarem no que é importante. A empresa deve investir em metas SMART: S (específicas), M (mensuráveis), A (atingíveis), R (relevantes) e com prazo (T).
O Zoho Connect tem o que você precisa! Nele, você pode implementar um Kanban de Meta SMART para organizar e visualizar suas metas de forma eficiente e clara, ajudando na definição e acompanhamento de objetivos segundo a metodologia. Depois, você move as tarefas enquanto progridem, passando para "concluído" quando finalizar.
2. Cuide do ambiente e minimize interrupções
Um ambiente de trabalho agitado ou desorganizado pode levar à perda de concentração e improdutividade. Então, invista em um cenário que minimize as interrupções, com canais eficientes de comunicação, horários e espaços de trabalho organizados.
Também invista no espaço físico e no clima organizacional: limpeza, iluminação, boa temperatura, organização, pausas regulares, equilíbrio entre vida pessoal e profissional, e as demais qualidades necessárias para melhorar a concentração e a eficiência.
3. Priorize tarefas
Embora a multitarefa possa parecer uma maneira eficiente de trabalhar, ela pode ser improdutiva. Então, ajude a priorizar as demandas que de fato importam, concentrando-se no que necessita de atenção imediata.
Utilize ferramentas de gerenciamento para organizar e priorizar o trabalho, como as famosas técnicas Pomodoro (trabalhar em intervalos de tempo definidos, chamados de "pomodoros", seguidos por pequenos intervalos de descanso) e Matriz de Eisenhower (ajuda a priorizar tarefas com base na sua urgência e importância).
O Zoho Connect vai te ajudar nisso! No sistema, você pode conectar pessoas e atividades, definir prioridades e garantir que todos estejam alinhados. Visualize demandas pelo Kanban, crie espaços dedicados para projetos específicos, atribua tarefas e mais.
4. Aproveite a tecnologia
Se o colaborador não possui as ferramentas ou recursos necessários para realizar interações e progredir com o trabalho, dificilmente os resultados serão bons. Isso inclui softwares, equipamentos, materiais e mais. Então, certifique-se que a sua equipe tenha as ferramentas e os recursos necessários para a rotina.
5. Forneça feedbacks e treinamentos
Forneça feedbacks sobre o desempenho e reconheça os bons resultados, aumentando a motivação da equipe. Além disso, invista em treinamentos. Afinal, se os colaboradores não possuem as habilidades para desempenhar as funções, dificilmente serão eficientes.
6. Promova a comunicação
A comunicação e a colaboração, quando prejudicadas, podem resultar em mal-entendidos, conflitos e erros, que podem levar à improdutividade no trabalho. Então, escolha canais eficientes e acessíveis para interagir com agilidade, de forma transparente e com feedbacks regulares.
Como o Zoho Workplace melhora a produtividade na sua empresa
Se você está em busca da tecnologia ideal para te ajudar a combater a improdutividade, conheça o Zoho Workplace: a plataforma tem todas as ferramentas projetadas para melhorar a eficiência e colaboração na sua empresa.
No sistema, todos os aplicativos são integrados, permitindo que a sua equipe possa comentar, revisar, colaborar, criar documentos, armazenar arquivos e mais, gerando demandas em conjunto e com precisão.
O time pode trabalhar de qualquer lugar, a qualquer momento, no mobile ou desktop, basta ter internet. Todas as funcionalidades do sistema são para impulsionar a produtividade, reunindo os aplicativos que você precisa sem necessidade de abrir diversas interfaces e perder tempo.
Assim, o Workplace também ajuda a manter o foco, a agilidade e a eficiência. Conheça as oito principais ferramentas de colaboração em tempo real:
Zoho Mail: Um serviço de e-mail profissional.
Zoho Cliq: Um chat corporativo.
Zoho Connect: Uma intranet social para o local de trabalho.
Zoho Writer: Um processador de textos.
Zoho Sheet: Um gerenciador de tabelas, gráficos e planilhas.
Zoho Show: Uma ferramenta de apresentação.
Zoho Meeting: Uma solução de conferência online.
Zoho WorkDrive: Um serviço de armazenamento em nuvem.
A plataforma reúne funções de chat e Streams disponíveis sem sair do Zoho Mail, o que reduz a necessidade de burocracias e envios constantes de mensagens.
O Zoho Workplace oferece um modo "Não Perturbe". Quando ativado, as notificações são silenciadas. Ele pode ser integrado a várias outras ferramentas, de terceiros e da Zoho, o que facilita a transferência de informações entre plataformas.
Tudo ocorre em total segurança, com criptografia de ponta a ponta, auditorias, backups, autenticação multifator e conformidade com regulamentações nacionais e internacionais de proteção de dados.
Conheça o Zoho Workplace, o pacote completo de produtividade para a sua empresa!
Colaborador apresenta improdutividade: como gerenciar?
Lidar com um colaborador que está apresentando improdutividade pode ser um desafio, mas temos dicas para te ajudar:
A comunicação é a chave, então inicie uma conversa empática. Antes de assumir que um colaborador está sendo improdutivo, converse com ele para entender a situação. Afinal, pode haver fatores pessoais ou profissionais que estão afetando o desempenho.
Estabeleça expectativas claras. Certifique-se de que o colaborador sabe exatamente o que é esperado dele e que entende suas responsabilidades.
Implemente o feedback regular, honesto, natural, positivo mesmo nas críticas, com orientação e suporte.
Forneça os recursos necessários para que o colaborador possa realizar seu trabalho.
Se o desempenho não melhorar, talvez seja hora de sistematizar um planejamento para melhoria, com prazos e metas claras.
Quando notar progresso do colaborador, certifique-se de dar o devido reconhecimento.
Seja flexível para experimentar diferentes abordagens, incentivando a motivação, melhorando o ambiente de trabalho, garantindo que a equipe não fique sobrecarregada.
Ao compreender essas causas e adotar as estratégias certas, com a ajuda da ferramenta ideal, você pode combater a improdutividade no trabalho e aumentar a performance da equipe.
Quer mais dicas? Confira o guia para gerar feedbacks e melhorar o relacionamento com o time!
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