Sabemos que o onboarding digital de novos colaboradores pode ser um processo desafiador. Afinal, a recepção de profissionais, ainda mais online, deve ser feita com cuidado para garantir um ambiente de trabalho agradável e eficiente.
Neste post, você vai entender como criar um onboarding digital otimizado, com um passo a passo completo, os seus benefícios e dicas imperdíveis.
Além disso, para te ajudar nessa missão, queremos te apresentar o Zoho Meeting! A plataforma vai te mostrar a importância da tecnologia eficiente para o desenvolvimento do melhor onboarding digital. Vamos lá?
O que é onboarding digital?
Onboarding digital é o processo de integração de novos colaboradores ou usuários por meio de plataformas. O objetivo é facilitar a adaptação a uma empresa, produto ou serviço para que entendam como funciona e se sintam engajadas.
Em vez de depender de longos processos manuais, o onboarding digital utiliza recursos como vídeos, bases de conhecimento, softwares, automação e mais.
Assim, ajuda na integração de colaboradores, e, no caso de produtos e serviços, é o que garante que o cliente aproveite desde o primeiro acesso. Independente disso, a ideia é gerar uma experiência fluida para impulsionar benefícios desde o início da jornada.
Quais são os 4 pilares de um onboarding de qualidade?
Os quatro pilares formam a base de um onboarding de qualidade:
1. Acolhimento e integração cultural
O primeiro passo de um onboarding eficaz é fazer o novo colaborador se sentir parte da empresa desde o início. Você deve apresentar a cultura organizacional, os valores, a missão e a visão, além de promover a aproximação com o time e os líderes.
2. Clareza das expectativas e funções
O segundo pilar garante que o colaborador entenda exatamente o que se espera dele, as suas responsabilidades, metas e indicadores de desempenho. Afinal, a falta de clareza é uma das causas de inseguranças e queda de produtividade.
3. Treinamento e capacitação
Um onboarding com treinamentos práticos e teóricos para que o colaborador domine as ferramentas, políticas e fluxos de trabalho da empresa é um processo valioso. Podem ser presenciais ou digitais, síncronos ou assíncronos, o importante é que sejam dinâmicos e adaptados à função.
4. Acompanhamento e feedback
É fundamental manter o acompanhamento durante os primeiros 60 a 90 dias para avaliar o desempenho e a adaptação, com feedbacks regulares para corrigir desvios rapidamente e fortalecer o relacionamento entre o novo colaborador e a liderança.
Saiba como criar uma cultura de feedback na empresa
Como fazer um onboarding digital de novos colaboradores
Como você viu, o onboarding digital é essencial para garantir que os novos funcionários se integrem à empresa e às tecnologias usadas, compreendendo a sua função. Assim, você pode gerar uma transição suave e bem-sucedida, criando uma base sólida para o crescimento da equipe.
Entenda o passo a passo para o seu onboarding digital:
1. Envie o kit de boas-vindas
O kit de boas-vindas ajuda na familiarização com a empresa, com a equipe e com as funções, além de mostrar a identidade da organização e acolher o novo colaborador.
Envie o kit de boas-vindas com mimos como camisas, cadernos, canetas, bottons, cartões, canecas e mais. Inclua os recursos necessários para o trabalho, e, se o novo colaborador mora a uma certa distância, realize o envio com antecedência.
Confira dicas para dar as boas-vindas!
2. Adicione o profissional nos canais de comunicação
O departamento de Recursos Humanos deve fornecer acesso às contas e ferramentas que o profissional irá precisar para trabalhar, com criação do e-mail corporativo e a adição em canais como o chat da empresa.
Além disso, o colaborador deve ser treinado no uso dessas ferramentas. O onboarding digital deve entregar as informações, recursos e todo o suporte necessário. Esses procedimentos irão integrar, socializar e situar o novo colaborador desde o início.
3. Anuncie a chegada do novo colaborador
Para o colaborador, a sua chegada é o grande dia. Então, entregue uma ótima primeira impressão: anuncie as boas-vindas nas ferramentas usadas, marque o usuário no grupo geral do chat, com um excelente post com mensagens positivas.
Além disso, faça um bom acolhimento para criar um senso de pertencimento, com vídeos de boas-vindas, encontros virtuais com a equipe, um momento de integração e mais - torne esse momento memorável.
Você pode ainda:
Criar um anúncio no mural online da empresa ou em fóruns corporativos.
Enviar um e-mail para a equipe com uma foto e uma breve apresentação do novo colaborador.
Disponibilizar guias e deixar o canal aberto para comunicação e feedbacks.
4. Agende reuniões online de integração
Marque na agenda do time a reunião que dará as boas-vindas ao novo colaborador. Vá com objetivos claros, planejamento dos tópicos, data agendada, tempo estimado, todos os colaboradores relevantes convidados e convites detalhados.
Lembre-se de começar com uma apresentação pessoal. O funcionário deve conhecer os seus colegas de trabalho num momento de interação. Então, informe, de forma breve, as funções de cada um, deixe que eles se apresentem e troquem contatos.
Essa reunião também deve ocorrer com a liderança, transmitindo as políticas, a cultura, a estrutura, os procedimentos, objetivos e comportamentos esperados pela empresa.
3 ferramentas do Zoho Workplace para fazer onboarding digital
Para um onboarding digital eficiente, o seu colaborador precisa de informações acessíveis, um dashboard que centraliza objetivos e canais para alinhar com a equipe desde o primeiro dia.
Então, use boas plataformas digitais para facilitar essa integração e melhorar continuamente o processo. Confira:
1. Zoho Meeting - treinamentos ao vivo e interatividade
O Zoho Meeting é a ferramenta de hospedagem de videoconferência e webinars da Zoho.
No onboarding, ele não serve só para dar boas-vindas, como deve ser um canal contínuo de aprendizagem ao vivo.
Use o Meeting durante:
As boas-vindas, para integrar o colaborador e apresentar a cultura da empresa.
Capacitações, para explicar processos internos, sistemas e rotinas de trabalho.
Workshops interativos, para que o time aprenda, tire dúvidas e responda enquetes.
Gravações - Todas as sessões ficam registradas e podem ser usadas para aprendizagem.
2. Zoho Cliq - comunicação instantânea e acompanhamento remoto
O Cliq é o seu chat corporativo com integração com todo o ecossistema Zoho. No onboarding, ele atua como “cola social” e canal de suporte rápido:
Canal de boas-vindas: o novo colaborador é apresentado à equipe de forma humanizada.
Check-ins automáticos: bots podem enviar perguntas rápidas como: “Está enfrentando alguma dificuldade?”.
Suporte em tempo real: o colaborador pode tirar dúvidas com RH, TI ou líder.
Integração: participação em grupos de interesse.
Videochamadas rápidas: para resolver questões pontuais.
Assim, mantém o colaborador conectado ao time desde o início.
3. Zoho Connect - trilha estruturada e comunidade de aprendizagem
O Zoho Connect é uma plataforma de intranet social que funciona como um hub de conhecimento e colaboração, ou uma verdadeira rede social para engajar a sua equipe.
No onboarding, ele pode se transformar em uma trilha de aprendizagem organizada, complementando o que foi iniciado no Meeting e sustentado pelo Cliq. Confira:
Grupos: cada novo colaborador entra em um grupo com posts fixados e conteúdos organizados.
Trilhas semanais: documentos, vídeos gravados do Meeting, listas de tarefas e quizzes organizados por etapas para guiar o profissional.
Biblioteca de materiais: banco de conhecimento para manuais, políticas, organogramas, FAQ, guias e mais.
Fóruns de discussão: espaço para perguntas abertas e troca de experiências.
Feedback: enquetes e formulários para avaliar a adaptação do colaborador.
Com o Connect, você transforma o conhecimento da empresa em algo acessível, organizado e colaborativo.
Vantagens do onboarding digital
Segundo o estudo do Índice HP de Relacionamento com o Trabalho, o impacto de relacionamentos saudáveis no trabalho é gigante para os colaboradores. A pesquisa inclui 15,6 mil entrevistados de variados setores em 12 países, e mostra que:
Apenas 27% têm uma relação saudável com suas ocupações;
Entrevistados relatam menos produtividade (34%), mais desinteresse (39%) e maior desconexão (38%);
Mais de 71% consideram deixar a empresa;
Os profissionais informaram que anseiam por capacitação e conexão. Querem lideranças transparentes, flexíveis - e boas ferramentas para trabalhar. Para isso, é indispensável começar com um bom onboarding digital, onde é possível gerar conexão e aprendizados.
E o processo deve continuar com acesso aos dados, boas tecnologias, capacitação e integração. Como você viu, as ferramentas acima se complementam e podem te ajudar.
O Meeting fornece a interação ao vivo para acolhimento e capacitações; o Cliq garante a comunicação contínua; e o Connect estrutura uma trilha de aprendizagem. Na prática, para consolidar os resultados, você precisa desse ecossistema sempre conectado.
Com isso, você encontra no Zoho Workplace, uma suite de produtividade completa onde o time pode se familiarizar com as responsabilidades e rotinas, a conexão é fluida e você terá todas as ferramentas necessárias para o escritório - pelo melhor custo-benefício.
Além do Meeting, Cliq e Connect, o Workplace tem mais cinco ferramentas: Zoho Mail (e-mail corporativo), Pacote Office, com processador de textos (Writer), planilhas (Sheet) e apresentações (Show), e o WorkDrive (armazenamento de arquivos em nuvem).
São oito aplicativos capazes de impulsionar os resultados do seu escritório digital!
Promova a colaboração via mobile ou desktop. Faça reuniões, apresentações, treinamentos, colabore em tempo real, peça feedbacks, compartilhe documentos, aplique enquetes, monitore indicadores, integre departamentos… E mais.
A plataforma vai te ajudar desde o onboarding digital até a produtividade diária, quebrando silos de comunicação entre os times. Use o Workplace e aproveite os benefícios de uma experiência valiosa para os seus novos colaboradores!
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