Di beberapa blog sebelumnya, kami sudah membahas dasar-dasar sales funnel, mulai dari definisi hingga manfaatnya. Kali ini kami menjawab satu pertanyaan penting: bagaimana caranya mengelola sales funnel itu secara konsisten, rapi, dan terukur?
Di titik inilah software CRM masuk sebagai “ruang kontrol” untuk seluruh aktivitas penjualan. Software ini tidak hanya menjadi tempat menyimpan data calon pelanggan dan pelanggan kita, tapi benar-benar menjadi sistem yang membantu tim sales menjalankan funnel setiap hari, mulai dari mencatat, memprospek, mencetak transaksi, hingga mengevaluasi.
Artikel ini akan membahas tiga hal utama:
- Peran software CRM dalam mengelola sales funnel,
- Checklist praktis dalam membangun funnel di dalam CRM,
- Metrik penting yang sebaiknya dipantau lewat dashboard CRM.
Blog Terkait:
Kenapa Software CRM adalah Tempat yang Tepat untuk Mengelola Sales Funnel?
Tim sales sebenarnya pasti sudah tahu apa itu sales funnel. Mereka pun banyak yang mencatat funnel mereka di catatan pribadi atau bahkan di kepala mereka. Kalau perlu laporan, mereka tinggal tuangkan data itu ke dalam presentasi. Berapa banyak leads leads yang bertanya, berapa banyak yang sedang didekati, berapa banyak yang berhasil dikonversi, sampai berapa banyak yang gagal.
Tapi ini tantangan yang kerap dihadapi, begitu masuk ke pekerjaan sehari-hari, funnel itu seolah “hilang”. Lead tercecer di WhatsApp, file proposal di email, catatan meeting dengan calon pelanggan ada di buku. Sales pun kerap bingung apa yang harus mereka lakukan lebih dulu karena tidak ada satu sistem yang benar-benar menunjukkan mereka ada di mana.
Di sinilah pentingnya kehadiran sebuah sistem CRM. Ketika funnel dikelola di software CRM, beberapa hal penting terjadi:
1. Semua data lead dan pelanggan berada di satu tempat
Tim sales tidak perlu mengingat keras siapa yang sudah dihubungi, apa yang terakhir dibicarakan, dan berada di tahap apa lead itu sekarang. Setiap kontak dan deal punya histori lengkap: email, telepon, meeting, hingga catatan follow-up.
2. Funnel yang tadinya abstrak berubah menjadi pipeline visual
Tahap-tahap funnel seperti Lead Baru, Qualified, Proposal, Negosiasi, Menang/Kalah bukan hanya dibayangkan, tetapi digambarkan ke dalam kolom-kolom. Ini memudahkan tim sales untuk mendapatkan informasi yang tepat.
Dalam CRM modern seperti Zoho CRM, pipeline ini bisa dilihat dengan tampilan drag-and-drop sehingga tim sales bisa “menggeser” tiap prospek dengan mudah jika ada perubahan.
3. CRM membantu menjaga kedisiplinan follow-up
Salah satu tugas utama tim penjualan adalah menindaklanjuti calon pelanggan. Bukan hanya mencatat bahwa seseorang perlu dihubungi kembali, tetapi juga mengingatkan kapan harus menghubungi mereka.
Tugas follow-up, pengingat, dan notifikasi bisa diatur otomatis begitu lead memasuki tahap tertentu.
4. CRM membuka pintu untuk analisis dan optimasi
Begitu data terkumpul, kita bisa melihat pola tertentu. Kita bisa mengetahui di tahap mana lead paling banyak hilang, sumber lead mana yang menghasilkan lead paling berkualitas, siapa sales yang paling mampu mengonversi lead, dan sebagainya.
Hal-hal ini tentu sulit dilakukan jika funnel hanya dikelola lewat spreadsheet.
Baca juga:
Peran Software CRM di Setiap Tahap Sales Funnel
Untuk melihat perannya lebih jelas, bayangkan kita mengikuti perjalanan satu lead melewati seluruh funnel, sambil melihat apa yang sebenarnya dilakukan software CRM di balik layar.
Awareness
Di tahap ini, orang baru pertama kali mengenal bisnis kita. Mereka mungkin mengisi formulir di website, ikut webinar, atau menghubungi nomor WhatsApp.
CRM berperan menangkap data mereka secara otomatis, mulai dari nama, email, nomor telepon, sumber lead, hingga konteks pembicaraan awal. Dengan integrasi formulir, WhatsApp, atau channel lain, lead tidak lagi terkubur di inbox.
Interest
Di tahap sales funnel ini, lead mulai menunjukkan minat, misalnya dengan membuka email, mengunduh konten, atau membalas chat.
Di sini aplikasi CRM menyimpan seluruh jejak interaksi tersebut sehingga tim sales bisa melihat dan menilai ketertarikan mereka. Beberapa sistem memungkinkan pemberian lead score berdasarkan aktivitas mereka mereka dengan aset bisnis (situs web, email sales, live chat, WhatsApp, dll). Semakin aktif seseorang, maka semakin tinggi skornya, sehingga bisa diprioritaskan.
Consideration
Di tahap pertimbangan ini, lead biasanya mulai bertanya lebih detail, minta penjelasan, atau menjadwalkan demo.
CRM membantu dengan mencatat setiap meeting, demo, atau penawaran yang sudah dikirim. Semua catatan itu terhubung ke deal yang sama, sehingga kalau di kemudian hari ada pergantian sales, maka sales yang baru tidak kehilangan konteks.
Decision
Saat calon pelanggan sudah dekat dengan pengambilan keputusan, biasanya banyak hal yang terjadi. Mereka mulai melakukan negosiasi harga, revisi penawaran, diskusi internal di pihak mereka, dll.
Software CRM membantu memetakan nilai deal, tanggal perkiraan closing, dan alasan calon pelanggan condong ke ya atau tidak. Di tahap ini, pipeline di CRM memberikan gambaran realistis tentang forecast penjualan.
Action & Loyalty
Begitu deal menang, perjalanan tidak berhenti di situ. CRM bisa disambungkan dengan proses onboarding, support, atau bahkan penawaran ulang. Riwayat pembelian dan interaksi pelanggan tetap tersimpan dan bisa menjadi dasar untuk upsell, cross-sell, atau program loyalitas.
Di sepanjang seluruh perjalanan itu, software CRM berperan sebagai “single source of truth” yang menghubungkan data, aktivitas, dan status funnel.
Checklist Membangun Sales Funnel di Dalam CRM
Software CRM bukan lagi hal asing buat tim sales. Namun, tim kerap merasa bingung ketika pertama kali memindahkan funnel ke CRM karena tidak tahu harus mulai dari mana.
Kami berikan checklist berikut untuk menjadi panduan praktis yang bisa Anda sesuaikan dan gunakan sesuai kebutuhan.
1. Petakan dulu proses penjualan yang terjadi saat ini
Ingat, buat apa adanya. Jangan langsung meniru funnel “ideal” dari buku atau template dari ChatGPT. Renungkan dan jawab dengan jujur, dari saat lead pertama kali masuk, apa yang biasanya Anda lakukan sampai akhirnya lead itu memutuskan untuk menjadi pelanggan Anda.
2. Susun tahap-tahap funnel yang jelas dan sederhana
Hindari istilah yang rumit dan tahap yang berliku. Berikan nama yang mudah dipahami semua orang. Misalnya: Lead Baru, Sudah Dihubungi, Qualified, Proposal Dikirim, Negosiasi, Menang, Kalah.
Yang penting bukan istilahnya, tapi definisi yang disepakati bersama. Buat semacam panduan yang berisi kriteria tentang kapan sebuah deal boleh masuk ke suatu tahap atau berpindah ke tahap lainnya.
3. Eksekusi funnel di dalam CRM
Berdasarkan tahap-tahap tadi. Di Zoho CRM, misalnya, kamu bisa membuat funneldi modul Deals dan menyesuaikan nama setiap tahap sesuai istilah yang sudah Anda sepakati. Ini membuat teori funnel langsung berubah jadi tampilan yang sehari-hari dipakai tim sales.
4. Tentukan data minimal yang wajib diisi di setiap deal
Contohnya: nama perusahaan, kontak utama, sumber lead, estimasi nilai deal, dan estimasi waktu closing.
Field-field ini sebaiknya dibuat sebagai field khusus (custom fields) di CRM dan bisa ditandai sebagai mandatory jika memang penting. Tujuannya supaya analisis di kemudian hari punya fondasi data yang kuat.
5. Atur lead assignment dan deal
Siapa yang bertanggung jawab untuk follow-up? Apakah menggunakan sistem round-robin, berdasarkan wilayah, atau berdasarkan jenis industri? CRM memungkinkan pengaturan assignment secara otomatis. Dengan begitu, tidak ada lead yang ditinggalkan tanpa tuan.
6. Susun automasi dasar untuk follow-up
Misalnya, ketika lead baru masuk, sistem otomatis menunjuk salah satu sales dan mengirim email sambutan ke lead tersebut. Jika dalam beberapa hari tidak ada aktivitas, CRM dapat mengirim pengingat.
Workflow seperti ini bisa dijalankan tanpa perlu kemampuan teknis khusus di banyak sistem, termasuk Zoho CRM. Anda dapat membuat alur kerja yang sesuai dengan karakter di perusahaan Anda.
7. Lakukan review dan penyempurnaan
Setelah diimplementasikan selama beberapa bulan, Anda mungkin menemukan bahwa ada tahap yang jarang terpakai atau ada tahap yang terlalu luas sehingga perlu dipecah lagi.
Intinya, jangan menganggap desain awal funnel di CRM sebagai sesuatu yang permanen. Biarkan ia berevolusi berdasarkan data dan pengalaman lapangan.
Dengan checklist seperti ini, migrasi dari funnel “di kepala” atau “di Excel” ke funnel di CRM menjadi lebih terstruktur dan tidak terasa terlalu menakutkan bagi tim.
Poin Penting Sales Funnel yang Perlu Dipantau di CRM
Begitu funnel sudah diimplementasikan, langkah berikutnya adalah memastikan bahwa tim sales tidak sekadar mengisinya, tetapi juga mampu "membaca ceritanya".
Cerita ini hanya bisa disampaikan jika kita mengetahui metrik-metrik penting di dalamnya.
Salah satu metrik paling dasar adalah jumlah lead di setiap tahap funnel. Kalau bagian atas funnel (lead baru) terlalu kosong, masalahnya ada di akuisisi.
Sedangkan, kalau jumlah lead di tengah terlalu sedikit, mungkin proses kualifikasi kita terlalu ketat atau channel marketing kurang tepat sasaran.
Pada dasarnya, semakin besar presentase jumlah lead di bagian bawah funnel terhadap jumlah di top funnel, maka semakin baik lah kinerja sales dan marketing Anda.
Misalnya, ada 100 lead yang Anda dapat, setelah melakukan beragam pendekatan, promosi, dan sebagainya, ada 50 lead yang melakukan pembelian. Maka tingkat konversi Anda adalah 50%.
Namun, menganalisa tingkat kemenangan tidak lah cukup. Penting juga untuk menelaah tingkat kegagalan konversi.
Ini akan sangat berguna untuk melihat pola kekalahan, apakah orang pergi karena harga, fitur, layanan, atau hal lain. Zoho CRM sendiri memungkinkan penggunanya membuat field khusus untuk lose reason dan menjadikannya wajib diisi ketika sebuah lead ditandai sebagai "kalah".
Metriks sales cycle length, atau simpelnya rata-rata waktu yang dibutuhkan sebuah lead dikonversi, juga penting.
Angka ini membantu memprediksi revenue ke depan dan memahami apakah kita sudah bisa menjual dengan efisien dan apakah usaha mempercepat proses penjualan berhasil.
Di Zoho CRM, misalnya, kita bisa membuat laporan yang menampilkan lama waktu closing di pipeline kita.
Ada juga metrik aging deals/lead, yaitu lead yang terlalu lama diam di satu tahap tanpa ada aktivitas lanjutan.
Ini menjadi sinyal bahwa lead mungkin sudah tidak tertarik, atau tim sales perlu strategi follow-up lain. Dengan melihat aging di dashboard CRM, manajer bisa mengarahkan tim untuk membersihkan pipeline atau memperbarui statusnya.
Terakhir, sumber lead juga sebaiknya diamati, bukan hanya jumlahnya. Pertanyaan "berapa banyak lead dari channel A" tidak cukup dalam. Kita juga harus menjawab “berapa banyak yang benar-benar menjadi pelanggan dari channel A”.
Dengan kombinasi data sumber lead dan conversion per tahap di CRM, kita bisa mengambil keputusan yang lebih akurat, terutama saat hendak mengalokasikan budget di suatu saluran.
Baca juga:
Disiplin Tim dan Review Rutin Adalah Kunci
Software CRM bisa menyediakan pipeline, automasi, dan dashboard yang cantik. Namun, tanpa disiplin tim dan habitus review secara berkala, semua itu tidak akan berbuah maksimal.
Idealnya, funnel di CRM dibahas secara berkala dalam meeting tim sales. Tak sekadar melihat angka akhir seperti target bulanan, tetapi juga membedah apa yang terjadi di setiap tahap funnel.
Adakah perubahan perilaku calon pelanggan, apakah ada bottleneck baru, apakah keberadaan tiap tahap funnel masih relevan. Itu beberapa pertanyaan yang harus diulas.
Untuk benar-benar merasakan bedanya mengelola sales funnel secara manual dengan bantuan sistem CRM, tentu Anda harus mencobanya sendiri.
Anda bisa mulai menguji coba Zoho CRM secara gratis selama 15 hari. Gunakan masa trial ini untuk memetakan funnel yang sudah Anda punya dan buktikan sendiri betapa mudah mengelolanya.
Comments