Di blog sebelumnya, kami sudah membahas tentang HRIS (Human Resource Information System) mulai dari pengertiannya, manfaat, hingga jenisnya. Inilah saatnya Anda mengetahui bagaimana, cara memilih HRIS yang tepat untuk perusahaan Anda.
Ada beberapa hal yang bisa menjadi perhatian dalam memilih HRIS yang dibutuhkan oleh perusahaan Anda, seperti fitur-fitur yang tersedia di aplikasi HRIS.
Simak bagaimana cara memilih aplikasi HRIS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan melalui blog ini!
Apa Saja Fitur yang Harus Diperhatikan dalam HRIS?
Fitur-fitur HRIS akan membantu Anda untuk memahami bagaimana HRIS akan berguna bagi organisasi Anda. Berikut adalah beberapa fitur umum yang ada pada HRIS:
a. Manajemen onboarding
Onboarding adalah salah satu fitur penting dari HRIS. Fitur ini memberikan pengalaman onboarding yang luar biasa bagi karyawan dengan memungkinkan mereka untuk melengkapi semua dokumen yang diperlukan secara online.
Notifikasi otomatis akan dikirim ke karyawan baru untuk memandu mereka di setiap langkah. Alur kerja juga dapat dibuat untuk menyesuaikan proses sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda.
b. Sistem manajemen database
Software HRIS menyimpan semua data karyawan yang penting dalam satu platform dan membantu Anda untuk tetap teratur. Sistem ini memungkinkan untuk menemukan informasi yang tepat sesuai kebutuhan bahkan ketika Anda berada di luar kantor.
Dengan menggunakan sistem HRIS, keamanan data juga bisa meningkat dan karyawan juga bisa melihat informasi yang berkaitan dengan mereka. Laporan dapat dibuat dengan data karyawan dalam beberapa tahap.
c. Self-service untuk karyawan
Aplikasi HRIS memberdayakan karyawan dengan memungkinkan mereka melacak, memperbarui, dan mengelola data mereka. Sistem ini bisa membuat mereka untuk menambah dan mengedit informasi pribadi mereka.
Karyawan juga bisa mengakses informasi penting tanpa bergantung pada departemen HR dan mereka dapat menandai kehadiran serta mengajukan cuti langsung dari perangkat seluler.
d. Sistem manajemen payroll
Beberapa HRIS memiliki sistem manajemen payroll yang dapat memberikan kemudahan bagi organisasi Anda. Proses payroll akan lebih mudah karena manajemen penggajian dan absensi sudah terintegrasi.
HRIS menghasilkan laporan yang menunjukkan jumlah hari dan jam kerja yang tepat untuk setiap karyawan. Dokumen-dokumen penting seperti slip gaji, pernyataan investasi, dan tagihan untuk reimbursement dapat disimpan dalam satu platform bersama dengan dokumen lainnya.
e. Manajemen kinerja
Dengan HRIS, Anda dapat mengelola kinerja karyawan dengan mudah. Tinjauan kinerja dapat dilakukan secara berkala untuk memberikan umpan balik yang berkelanjutan sepanjang tahun.
Penilaian diri dapat dilakukan dengan mudah. Anda juga bisa membuat goals untuk membantu karyawan mendapatkan arahan. Laporan kinerja dapat dibuat untuk menganalisis dan meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan.
f. Aplikasi seluer
Inilah fitur kelebihan HRIS yang menjadi pertimbangan banyak organisasi. Dengan adanya aplikasi mobile HRIS dapat membantu Anda dan karyawan menyelesaikan sebagian besar funsgi HR di mana saja.
Semua informasi dapat diakses kapan saja, dari mana saja. karyawan dapat mengajukan permintaan mereka dan manajer dapat memberikan persetujuan hanya dengan beberapa klik.
Baca juga:
Bagaimana Cara Memilih Aplikasi HRIS yang Tepat?
Memilih aplikasi HRIS yang tepat bisa jadi sedikit membingungkan bagi perusahaan Anda, mengingat banyaknya pilihan yang tersedia di pasaran. Anda bisa membuat daftar pilihan HRIS yang mungkin bisa memenuhi kebutuhan HR organisasi Anda.
Berikut ini adalah tips yang akan membuat proses pemilihan HRIS menjadi mudah dan efektif:
a. Pahami organisasi
Sebelum memilih HRIS, penting untuk memahami kebutuhan HR dan rencana jangka panjang organisasi Anda.
Berdiskusilah dengan tim atau karyawan lain untuk memahami masalah yang dihadapi HR dan bagaimana hal itu memengaruhi pertumbuhan organisasi.
Pertimbangkan pola rekrutmen organisasi dan nilai budaya perusahaan Anda saat ini untuk memastikan bahwa HRIS cocok. Semua hal ini akan memberikan gambaran dasar tentang apa yang diharapkan dari HRIS yang Anda pilih.
b. Diskusikan dengan tim
Memilih HRIS yang tepat untuk perusahaan tidak bisa dilakukan oleh satu orang, ini adalah tugas yang besar. Anda bisa mengumpulkan pendapat para stakeholder, profesional HR, profesional IT, tim keuangan, supervisor, dan karyawan yang akan menggunakan HRIS.
Anda juga harus melibatkan tim legal untuk memahami apakah HRIS memastikan kepatuhan terhadap hukum. Hal ini akan membantu Anda untuk mendapatkan perspektif dari pengguna yang berbeda.
c. Lakukan riset mengenai HRIS
Inilah langkah penting yang tidak boleh Anda lewatkan dalam memilih HRIS, yaitu melakukan riset terlebih dahulu.
Seperti yang kita tahu, ada banyak vendor yang menyediakan software HRIS di pasaran. Anda bisa membuat daftar vendor HRIS yang dirasa mampu menyediakan produk dengan konsistensi sesuai kebutuhan dan tujuan organisasi.
Setelah daftar selesai dibuat, luangkan waktu untuk mengumpulkan informasi dari setiap vendor. Bersikaplah realistis ketika melakukan riset dan menilai fitur-fitur yang akan membantu organisasi untuk mengatasi masalah HR yang ada.
Beberapa aplikasi HRIS semacam Zoho People menyediakan kesempatan untuk menguji coba semua fiturnya selama 30 hari. Pergunakan kesempatan semacam ini untuk mengeksplorasi fitur-fitur yang Anda perlukan. Dari sinilah Anda dapat membuat keputusan yang tepat.
d. Tidak ragu menghubungi vendor
Supaya informasi yang Anda kumpulkan semakin valid, Anda bisa menjadwalkan diskusi dengan masing-masing vendor HRIS untuk mendapat pemahaman yang lebih jelas tentang produk mereka.
Anda juga bisa meminta demo langsung atau sign up untuk uji coba gratis. Pastikan seluruh pihak yang berhubungan dan yang menggunakan HRIS mengikuti demo ini, karena praktik langsung akan sangat membantu menilai produk tersebut.
e. Buat pilihan yang tepat
Setelah melakukan tips-tips di atas, Anda sudah hampir siap untuk memilih HRIS yang tepat untuk organisasi Anda. Berdiskusilah dengan tim Anda dan simpulkan dengan membandingkan fitur-fitur HRIS dengan anggaran dan kebutuhan organisasi Anda.
Setelah siap, hubungi vendor yang Anda pilih dan diskusikan mengenai implementasi dan migrasi, jika Anda sebelumnya telah menggunakan aplikasi HRIS lain. Anda juga harus meluangkan waktu untuk memberikan demo sekali lagi mengenai setiap modul yang ada di HRIS.
Biasanya pertanyaan-pertanyaan dan kebingungan akan timbul setelah implementasi selama beberapa waktu, vendor yang bertanggung jawab tentunya akan selalu siap mencari solusi untuk organisasi Anda.
f. Evaluasi kembali pilihan Anda
Setelah demo dan implementasi dilakukan, dorong karyawan Anda untuk menggunakan semua fungsi yang ada. Adakan juga evaluasi setelah satu bulan penggunaan atau lebih dengan survei singkat untuk mengetahui apakah karyawan Anda merasa sistem ini bermanfaat.
Kesimpulan
Ketka memilih HRIS, sudah sewajarnya memastikan produk tersebut konsisten dengan kebutuhan HR dari organisasi Anda. Apabila implementasi HRIS ternyata tidak sesuai dengan kebutuhan organisasi dan perusahaan, itu bisa merugikan organisasi. Sebelum memilih dan membeli HRIS, pahami juga kelebihan dan fitur dari produk tersebut.
Zoho juga memiliki software HRIS, yaitu Zoho People yang memiliki segala kebutuhan HR di organisasi. Zoho People bisa dikustomisasi sesuai kebutuhan organisasi dan alur kerja bisa dibuat untuk menyederhanakan tugas-tugas HR rutin Anda. Perlajari lebih lanjut tentang Zoho People di sini!
Comments