Mengelola email kantor merupakan salah satu tugas remeh namun penting di dunia kerja modern. Email kantor khusus digunakan untuk keperluan profesional, seperti menjawab email dari rekan kerja, berkoordinasi dengan klien atau mitra, atau mengelola tugas sehari-hari dengan tim.
Email bisnis, nyatanya, sering kali menghabiskan banyak waktu daripada yang Anda bayangkan.
Dengan teknologi kecerdasan buatan (Artificial Intelligence/AI) yang berkembang pesat, beberapa platform email kantor seperti Google Workspace, Titan Email, dan Zoho Mail telah mengintegrasikan fitur-fitur cerdas untuk membantu meringankan beban tersebut.
Di blog ini kita akan selami fitur AI di email bisnis Zoho Mail yang akan meringankan penggunanya dalam berkomunikasi lewat email.
Keunikan platform ini ada di perpaduan kemampuan AI bawaan dan OpenAI yang dapat mengubah cara Anda mengelola email.
Fitur-fitur AI canggih ini tidak hanya membuat pengalaman email Anda lebih mudah, tetapi juga mengoptimalkan proses kerja dan meningkatkan kualitas komunikasi secara keseluruhan. Pada akhirnya kita dapat menghemat waktu untuk fokus pada tugas-tugas yang benar-benar penting.
Blog Terkait:
AI dalam Email Bisnis: Revolusi Komunikasi Modern
Komunikasi modern tidak pernah sama lagi setelah AI hadir ke dunia. Di masa lalu, mengelola email perusahaan berarti melakukan tugas-tugas yang berulang-ulang. Menyusun jawaban, menyiapkan pengingat, mengelola kontak, dan banyak lagi merupakan tugas berat.
Namun kini, dengan diperkenalkannya AI, banyak proses yang diotomatisasi dan terus berupaya menghemat waktu dan tenaga kita.
AI dalam email bisnis tidak sekadar otomatisasi, tapi soal otomatisasi yang cerdas. AI mempelajari kebiasaan Anda, beradaptasi dengan rutinitas Anda, dan memberikan rekomendasi tentang tindakan yang membantu Anda tetap teratur dan efisien.
Personalisasi ini memastikan bahwa platform email Anda terasa intuitif dan responsif, beradaptasi dengan alur kerja Anda, bukan sebaliknya.
Adopsi AI oleh Zoho Mail adalah contoh nyata dari perubahan ini. Dari saran tindakan cepat hingga menuliskan balasan email yang dibuat secara otomatis, AI Zoho Mail selalu bertujuan untuk membantu tim Anda menyelesaikan lebih banyak pekerjaan.
Mari kita bahas bagaimana Zoho Mail memanfaatkan AI dengan cara-cara praktis untuk meningkatkan pengalaman email sehari-hari.
Kemampuan AI bawaan di Zoho Mail
Zoho Mail dilengkapi dengan berbagai fitur email bawaan yang menyederhanakan tugas sehari-hari. Fitur-fitur ini menghilangkan hambatan digital dan memastikan Anda tetap terdepan dalam komunikasi tanpa harus repot memperhatikan setiap detail kecil.
1. Tindakan cerdas untuk proses kerja yang lebih mulus
Misalnya Anda membalas email kantor yang menyertakan tenggat waktu yang mendesak dan permintaan meeting. Alih-alih beralih antara email, kalender, dan aplikasi meeting online, AI Zoho Mail akan secara otomatis menyarankan Anda membuat pengingat atau menambahkan rapat ke kalender Anda.
Fitur intuitif ini menghilangkan langkah-langkah manual sehingga Anda tidak akan pernah melewatkan deadline atau janji temu.
AI dalam email ini mengenali frasa kunci seperti "ASAP" atau "lampirkan". Zoho Mail akan meminta Anda untuk mengambil tindakan yang relevan, seperti menjadwalkan acara atau melampirkan dokumen.
Interaksi cerdas ini mengubah email Anda menjadi asisten cerdas yang bekerja bersama Anda, beradaptasi dengan kebutuhan dan preferensi spesifik Anda.
2. Tidak pernah lupa kontak lagi
Anda kemungkinan besar pernah mengalami momen ketika mengirim email penting tetapi belakangan menyadari bahwa Anda lupa menyertakan salah satu, atau beberapa, kontak.
Fitur AI di Zoho Mail dapat menyarankan kontak atau grup yang sering digunakan dalam sebuah email berdasarkan pola email Anda.
Jadi, AI Zoho akan memastikan bahwa tidak ada orang yang tidak sengaja tertinggal. Ini akan meningkatkan konsistensi komunikasi Anda.
Fitur ini sangat berharga untuk email berbasis tim karena meminimalkan kemungkinan terjadinya kelalaian. Fitur ini terus belajar dari kebiasaan email Anda, membuat komunikasi Anda lebih efisien dan mudah.
3. Asisten email—sahabat virtual Anda
Saat tugas harian menumpuk, berpindah-pindah aplikasi untuk mengelola email, tugas, dan rapat bisa jadi membosankan dan membuat hidup makin rumit.
Asisten Email bawaan Zoho Mail yang didukung AI mengatasi masalah ini karena memungkinkan Anda mengontrol beberapa tindakan langsung dari kotak masuk.
Misalnya, setelah membaca email dari rekan kerja, Anda perlu meneleponnya. Alih-alih beralih ke platform obrolan, Asisten Email dapat membantu Anda untuk menelepon rekan kerja itu langsung di dalam platform email bisnis.
Karena tindakan Anda akan terpusat dalam antarmuka email, fitur ini membantu Anda tetap fokus pada tugas inti. Ini seperti memiliki teman kerja yang selalu siap melakukan tugas rutin sesuai perintah, membuat Anda tetap teratur dan produktif tanpa gangguan.
4. Penerjemahan yang mudah untuk komunikasi global
Karena kita terus saling terhubung, bisnis bekerja lintas batas dan bahasa. Bahasa dapat menjadi hambatan yang mengakibatkan miskomunikasi.
Fitur penerjemahan Zoho Mail memungkinkan Anda berkomunikasi secara efektif, apa pun bahasa yang digunakan kontak Anda.
AI dapat mendeteksi bahasa asing dalam email dan menawarkan penerjemahan instan dalam antarmuka email.
Sebaliknya, jika Anda ingin membalas sebuah email dalam bahasa Inggris misalnya, namun Anda belum percaya diri untuk beremail dengan bahasa tersebut, tinggal tulis dalam bahasa Indonesia dan perintahkan AI untuk menerjemahkannya.
Baca juga:
Kemampuan OpenAI di Zoho Mail
Selain fitur AI bawaannya, Zoho Mail mengintegrasikan kemampuan OpenAI untuk menghadirkan AI tingkat lanjut langsung ke kotak masuk Anda. Fitur-fitur ini dirancang untuk menangani tugas-tugas yang lebih kreatif dan intensif, memberikan bantuan cerdas saat Anda sangat membutuhkannya.
Berikut manfaat OpenAI di email bisnis Anda:
1. Mempercepat balasan
Fitur pelengkapan otomatis, yang didukung oleh AI, seperti memiliki pembaca pikiran yang membantu Anda saat sedang menyusun email.
Fitur ini menghilangkan tekanan untuk memutuskan apa yang akan dikatakan selanjutnya karena fitur ini akan memprediksi dan menyarankan kata-kata berikutnya yang dapat Anda gunakan saat mengetik.
Fitur ini tidak hanya menghemat waktu, tapi juga membantu menjaga alur dan nada di seluruh email sehingga Anda dapat yakin bahwa Anda membuat balasan email yang profesional dan terstruktur dengan baik, bahkan dalam waktu yang mendesak.
Fitur ini sangat berguna untuk tim layanan pelanggan atau siapa pun yang menangani banyak email setiap hari.
2. Menyusun balasan dengan mudah
Kita semua mengalami momen ketika menyusun balasan email yang sempurna terasa mustahil. AI Zoho Mail menawarkan solusi dengan membuat draf email lengkap berdasarkan beberapa perintah awal.
Baik Anda perlu membalas klien atau menginformasikan soal progres sebuah proyek secara terperinci, Zia, asisten AI Zoho, membantu Anda menyusun email yang profesional dan relevan tanpa tekanan mental.
Fitur ini secara drastis mengurangi waktu yang Anda habiskan untuk menulis email dari awal. Dengan AI pintar yang menghasilkan draf yang dipoles, Anda dapat fokus untuk menyempurnakan pesan, tanpa perlu khawatir tentang cara menulisnya.
3. Buat versi hingga Anda merasa puas
Terkadang, bahkan setelah kita selesai menulis email, kita mendapatkan perspektif baru guna memastikan email memiliki nada yang tepat dan mencakup semua informasi yang relevan.
Di sinilah fitur Regenerate berperan. Hanya dengan satu klik, Anda dapat meminta AI Zoho Mail untuk membuat variasi baru email Anda, yang memungkinkan Anda menyempurnakannya hingga Anda mendapatkan pesan yang sempurna.
Fitur ini sangat berguna saat Anda menyiapkan kampanye email atau pesan kepada banyak pelanggan, yang mana kata-kata yang atraktif sangat penting.
Dengan membuat beberapa versi, Anda dapat membandingkan dan memilih konten yang paling menarik tanpa harus memulai dari awal.
4. Ringkasan singkat untuk wawasan cepat
Kotak masuk dapat dengan cepat menjadi berantakan dengan email yang panjang dan terperinci, sehingga menyulitkan Anda untuk menangkap informasi penting dalam sebuah email.
AI Zoho Mail dapat meringkas rangkaian email yang panjang, menarik poin-poin terpenting sehingga Anda dapat dengan cepat mencerna kontennya. Fitur ini sangat berguna bagi para profesional yang mengelola beberapa proyek atau menerima arahan klien yang ekstensif.
Comments