Zaman makin modern, segala sesuatu dibuat secara digital. Untuk semua layanan digital itu tentu saja syarat utama yang harus dimiliki adalah alamat email, entah email pribadi maupun profesional.
Walau bagi Anda, para pembaca blog ini, membuat email sudah semudah membalik telapak tangan, namun masih banyak orang yang mengalami kesulitan dalam membuat email. Maka itu, mengetahui cara membuat email baru terutama email profesional yang fungsional akan sangat penting dalam meningkatkan komunikasi Anda.
Kami akan memandu Anda melalui langkah-langkah untuk menyiapkan alamat email baru, berbagi kiat tentang memilih domain yang tepat (tentu jika Anda membutuhkannya), dan menyarankan beberapa alat yang dapat membantu Anda mengelola email secara efisien.
Blog terkait:
Mengapa Alamat Email Penting?
Alamat email tidak hanya membantu Anda dalam urusan pendaftaran beragam akun media sosial dan aplikasi lainnya. Jika Anda bekerja atau berbisnis, alamat email profesional juga menambah kredibilitas pada bisnis atau brand Anda.
Alamat email merupakan langkah pertama dalam membangun kepercayaan dengan audiens Anda, baik saat Anda ingin berkolaborasi, mencari peluang kerja, atau berkomunikasi secara umum.
Faktor utama dari sebuah email yang profesional terletak pada nama domainnya.
Pertimbangkan manfaat berikut dalam menggunakan email profesional:
Kredibilitas: Menggunakan nama domain kustom untuk email Anda, seperti john@perusahaananda.com, menunjukkan bahwa Anda serius ingin membangun citra, entah citra diri maupun bisnis Anda.
Branding: Setiap email yang Anda kirim memperkuat identitas Anda, sehingga memudahkan penerima untuk mengingat Anda atau mengaitkan Anda dengan bisnis Anda.
Misalkan nama Anda Budi. Anda punya banyak rekan kerja dan mereka masing-masing punya 5 orang teman bernama Budi. Semua menggunakan akun email dari Gmail, Yahoo, atau lainnya. Supaya Anda mudah diingat, Anda bisa menggunakan domain pribadi yang terkait dengan diri atau bisnis Anda sehingga rekan Anda dapat mudah mengingat diri Anda.
Keamanan: Layanan email perusahaan atau bisnis sering kali menawarkan fitur keamanan yang lebih baik seperti filter spam, enkripsi, dan autentikasi dua faktor.
Panduan Mudah Cara Membuat Email Baru
1. Pilih penyedia email yang tepat
Untuk membuat email baru langkah pertama adalah memilih penyedia email yang andal. Beberapa pilihan untuk membuat email gratis yang paling umum antara lain Google, Microsoft Outlook, dan Yahoo. Mereka bahkan memungkinkan penggunanya membuat email baru dari HP.
Untuk komunikasi email bisnis dan pekerjaan, Anda dapat menggunakan beberapa penyedia layanan seperti Zoho Mail, Google Workspace, atau Microsoft 365. Ini adalah beberapa penyedia layanan email bisnis yang menawarkan dukungan domain kustom penyimpanan email yang aman, dan fitur penyaringan spam.
2. Daftarkan domain Anda
Email profesional harus dimulai dengan domain khusus. Daripada menggunakan domain umum seperti Gmail, Anda dapat mendaftarkan domain yang mencerminkan merek atau bisnis Anda.
Misalnya, jika Anda menjalankan bisnis suvenir bernama ABC Souvenir, email Anda bisa berupa jane@abcsouvenir.com.
Pastikan jika nama domain yang Anda pilih belum ada yang memiliki. Anda dapat mengeceknya di beberapa platform yang bisa Anda cari di mesin pencari.
Setelah itu Anda dapat membeli domain yang tersedia di beberapa pendaftar domain populer, seperti GoDaddy, Namecheap, Google Domains, dan Zoho Mail.
3. Buat alamat email
Setelah domain Anda terdaftar, saatnya membuat alamat email yang sebenarnya. Jika Anda memilih penyedia seperti Zoho Mail atau Google Workspace, Anda harus mendaftar akun email bisnis dan kemudian memverifikasi domain Anda.
Setelah dua langkah pertama itu selesai, sekarang saatnya menyiapkan alamat email baru Anda (misalnya, info@yourbusiness.com atau firstname@yourdomain.com).
4. Siapkan penerusan email dan alias
Jika Anda mengelola beberapa alamat email perusahaan, menyiapkan penerusan (forwarding) email atau alias dapat memperlancar komunikasi. Misalnya, email yang dikirim ke support@perusahaananda.com dapat diteruskan ke kotak masuk utama Anda.
Fitur ini memungkinkan Anda memisahkan email perusahaan berdasarkan fungsi tanpa harus masuk ke beberapa akun yang tentunya akan memperumit pekerjaan Anda.
Baca juga:
5. Konfigurasikan pengaturan keamanan
Jangan lupa, email perusahaan juga harus aman. Sebagian besar penyedia email bisnis menawarkan fitur keamanan seperti:
Autentikasi dua faktor yang menambahkan lapisan keamanan ekstra dengan mengharuskan verifikasi dua kali, seperti lewat kode pesan teks.
Filter spam yang membantu melindungi kotak masuk dari serangan phishing dan spam yang tidak diinginkan.
6. Buat tanda tangan Anda
Tanda tangan (signature) email yang dirancang dengan baik dapat meningkatkan citra profesional Anda dan memudahkan penerima menemukan detail kontak Anda.
Sebagian besar penyedia email memungkinkan Anda mengkustom tanda tangan dengan nama, nama bisnis, logo, dan bahkan tautan media sosial Anda.
7. Uji alamat email perusahaan Anda yang baru
Sebelum menggunakan email baru untuk mengirim dan menerima email, uji alamat email baru Anda dengan mengirim email ke diri Anda sendiri dan rekan kerja.
Periksa apakah ada masalah yang terkait dengan filter spam, lampiran, atau pemformatan, atau signature email Anda.
Praktik Terbaik dalam Menggunakan Email Perusahaan
Sekarang setelah Anda mengetahui cara membuat email baru, penting untuk menjaga profesionalisme saat menggunakannya.
Berikut beberapa kiatnya:
1. Gunakan baris subjek yang jelas: Ini akan mempermudah penerima email untuk memahami isi email Anda.
2. Jaga nada bicara tetap profesional: Hindari bahasa informal atau emoji saat mengirim email ke kontak bisnis.
3. Koreksi sebelum mengirim: Kesalahan ejaan atau kesalahan ketik dapat memberikan kesan yang buruk. Akan lebih baik setelah selesai membuat draf, Anda membacanya satu sampai dua kali lagi.
4. Tanggapi dengan segera: Cobalah untuk membalas email dalam waktu 24-48 jam, terutama jika email tersebut mendesak.
Mengapa Zoho Mail adalah Pilihan yang Tepat untuk Email Profesional
Membuat email bisnis tidak harus rumit atau mahal. Zoho Mail menawarkan solusi komprehensif yang mencakup semua fitur yang Anda butuhkan, mulai dari domain kustom hingga langkah-langkah keamanan tingkat lanjut. Bahkan, Zoho Mail juga menawarkan email bisnis gratis untuk 5 pengguna.
Dengan Zoho Mail, Anda mendapatkan:
- Dukungan domain kustom untuk dapat terlihat lebih profesional.
- Fitur keamanan tingkat lanjut seperti perlindungan spam dan autentikasi dua faktor.
- Kotak masuk bebas iklan agar komunikasi Anda bebas gangguan.
- Alat kolaboratif yang terintegrasi dengan Zoho Workplace untuk produktivitas tim yang lebih baik.
Selain itu, Zoho Mail dapat dengan mudah ditingkatkan kapan pun Anda perlukan. Jadi, misalkan Anda seorang wirausahawan tunggal, Anda dapat memilih paket yang paling dasar. Begitu bisnis Anda berkembang dan Anda memiliki tim yang lebih besar, Anda dapat berpindah ke paket yang lebih tinggi.
Sebaliknya, mungkin di satu waktu bisnis Anda sedang mengalami penurunan. Anda dapat berpindah lagi ke paket yang lebih murah, jika Anda sebelumnya berlangganan paket tingkat lanjut.
Intinya, Zoho Mail didesain untuk tumbuh bersama perkembangan bisnis Anda.
Comments