Tuntutan bisnis makin cepat. Itulah alasanangat penting bagi bisnis untuk menggunakan aplikasi akuntansi yang andal dan serbaguna demi pekerjaan yang lebih efisien.
Zoho Books bukan hanya produk yang memiliki serangkaian fitur akuntansi yang komprehensif untuk memenuhi beragam kebutuhan bisnis, tetapi juga menjadi software akuntansi yang mempermudah pekerjaan yang berhubungan dengan akuntansi.
Sebagai sebuah platform, Zoho Books dilengkapi dengan kemampuan yang hebat untuk menyesuaikan, mengotomatisasi, memperluas, dan meningkatkan proses bisnis menjadi lebih efisien.
Zoho Books memiliki fitur multifungsi untuk menyederhanakan proses keuangan yang kompleks, meningkatkan produktivitas, dan mendorong pendekatan yang lebih gesit terhadap manajemen keuangan.
Dalam blog ini, kita akan mempelajari fitur software akuntansi yang biasa digunakan dalam perusahaan, dimulai dengan fitur yang dapat dikostumisasi dan menerapkan fitur-fiturnya.
Fitur yang Bisa Dikustomisasi
a. Custom fields
Di Zoho Books, pengguna memiliki kebebasan untuk membuat field khusus yang bisa dikustomisasi sesuai kebutuhan bisnis tertentu dalam berbagai modul.
Field yang dikustomisasi ini dapat menangkap detail unik sehingga kebutuhan perusahaan Anda terpenuhi dengan tepat.
Misalnya, untuk mengukur dan melacak minat dari klien yang potensial, Anda dapat menambahkan kolom kustom dropdown ke penawaran. Saat mengajukan penawaran, minat beli pengunjung dapat dicatat di sini.
Menu dropdown yang dikustomisasi memungkinkan Anda untuk memilih dari opsi Engaged, Interested, Promising, atau Potential (ini menunjukkan kategori leads, hot leads, warm leads, atau cold leads).
Pencatatan detail ini membantu Anda menyesuaikan panggilan tindak lanjut penjualan secara efektif.
b. Validation rules
Validation rules adalah tools yang sangat membantu untuk menjaga keakuratan dan konsistensi data dengan menetapkan batasan dan memvalidasi informasi yang direkam.
Aturan-aturan ini menetapkan kondisi spesifik yang harus dipenuhi oleh data agar dapat diterima ke dalam sistem. Jika data yang dimasukkan tidak sesuai, akan ada pesan peringatan yang muncul dan transaksi tidak bisa dilanjutkan hingga data diperbaiki.
Sebagai contoh, Anda menyarankan agar perusahaan tidak melakukan pengadaan bahan baku dalam jumlah besar. Namun, vendor masih sering mendorong penjualan dalam jumlah besar.
Hal ini mungkin akan membuat tim pengadaan menyerah karena merasa tertekan. Demi mencegah hal ini, Anda bisa menerapkan aturan validasi.
Aturan ini membatasi harga pesanan pembelian, memastikan tidak ada pesanan yang melebihi jumlah yang ditentukan.
Dengan fitur ini, pesanan pembelian tidak perlu diperiksa secara manual, sehingga penerbitan pesanan menjadi lebih efektif.
c. Custom buttons
Custom buttons memungkinkan pengguna untuk melakukan tindakan spesifik yang disesuaikan dengan bisnis. Fitur ini dirancang untuk memenihi kebutuhan bisnis yang unik dan bisa menjalankan tugas-tugas eksklusif untuk perusahaan.
Misalnya, Anda ingin sales executive menelepon secara pribadi dan menindaklanjuti penawaran potensial untuk mempercepat close deals. Dengan fitur ini, Anda bisa menambahkan tombol khusus untuk tindakan ini.
Implementasinya juga cukup mudah, Anda hanya perlu menyertakan tombol "Tindak lanjuti" dalam modul penawaran.
Ketika Anda mengidentifikasi penawaran yang menjanjikan tetapi membutuhkan sedikit dorongan untuk pembeli, klik tombol khusus tersebut pada penawaran untuk mengingatkan tim sales. Aksi ini menciptakan tugas untuk mendorong tim sales untuk menelepon leads.
Baca juga:
Perbedaan On-Premise dan Cloud: Mana yang Terbaik untuk Bisnis Anda?
d. Custom link
Link yang bisa dikustomisasi membantu pengguna membuka tautan eksternal apa pun dari aplikasi. Dengan bantuan custom buttons, fitur ini bisa mengonfigurasi link spesifik yang terhubung dengan website atau aplikasi eksternal.
Misalnya, bisnis Anda melibatkan penjualan kembali dengan harga yang fluktuatif, terkadang harus melakukan dropshipping barang tersebut. Demi mempertahankan margin yang optimal, Anda bisa membuat rutinitas untuk mengecek harga harian.
Alih-alih menavigasi secara manual ke situs web vendor dan mencari barang, Anda dapat menyederhanakan proses dengan menerapkan linkkhusus.
Dengan membuat custom buttons berkode barang sebagai placeholder, Anda dengan mudah mengakses halaman detail barang tertentu di situs web vendor hanya dengan satu klik.
e. Modul kustom
Modul kustom yang ada di Zoho Books adalah bagian yang dipersonalisasi dan dapat digunakan untuk mengelola data spesifik yang tidak tersedia di modul sebelumnya.
Misalnya, Anda memiliki bisnis perusahaan barang-barang kecil. Untuk memantau keadaan transportasi yang dilampirkan pada faktur atau proyek, Anda dapat mengintegrasikan modul khusus yang disebut "Armada".
Dalam modul ini, Anda bisa menyertakan custom fields untuk jenis kendaraan, nomor registrasi, dokumen yang terkait dengan kendaraan, dan detail lainnya untuk memudahkan pelacakan dan pemeliharaan kendaraan.
f. Custom views
Custom views akan memungkinkan pengguna untuk memfilter catatan di berbagai modul transaksi, modul item, dan modul kontak berdasarkan kriteria tertentu yang ditetapkan oleh pengguna.
Tampilan ini membantu mengatur dan mengakses data secara efektif, sehingga pengguna dapat fokus pada informasi spesifik yang relevan dengan tujuan mereka saat ini.
Dengan membuat custom views, pengguna dapat menyesuaikan pengalaman manajemen data mereka agar sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka yang unik, sehingga memastikan efisiensi alur kerja.
Contohnya, jika Anda ingin menyederhanakan pemantauan invoice bernilai tinggi yang masih dalam status draf atau belum terkirim, Anda bisa menyaring invoice dengan jumlah tertentu yang belum dikirim ke pelanggan dengan fitur custom views.
g. Related list
Related list yang ada di Zoho Books layaknya pintu gerbang untuk mengakses data dengan lancar di dalam aplikasi serta dari layanan pihak ketiga eksternal.
Fitur ini sangat berguna ketika Anda perlu melakukan referensi silang data dari berbagai sumber untuk mendapatkan pandangan yang lebih menyeluruh tentang informasi.
Dengan membawa informasi yang relevan ke tempat yang Anda perlukan, fitur ini menyederhanakan pengambilan keputusan dan menghilangkan kerumitan di berbagai modul di Zoho Books atau di antara aplikasi lain.
Sebagai contoh, katakanlah Anda menjalankan bisnis impor perangkat keras dan melakukan pengadaan barang dalam jumlah besar. Kemudian, Anda ingin melacak kembali penawaran, pesanan penjualan, dan invoice setiap transaksi.
Supaya bisa melakukannya, Anda bisa membuat daftar terkait di bawah modul Pesanan Pembelian. Dengan menggunakan fitur daftar terkait, Anda bisa melihat semua transaksi yang terkait dengan impor dan mencarinya dengan mudah di masing-masing pesanan pembelian.
h. Web tabs
Dengan fitur ini, Anda dapat menyematkan halaman web atau aplikasi eksternal di dalam Zoho Books, alih-alih menggunaka beberapa tab dan jendela, fitur ini bisa menjadi sebagai pusat untuk semua kebutuhan bisnis Anda.
Misalnya, dalam bisnis Anda, ada keinginan untuk mendorong semua pengguna Zoho Books untuk melakukan pembaruan penjualan atau akuisisi pelanggan di platform komunikasi internal perusahaan mereka dan di forum publik.
Untuk menyederhanakan proses ini, Anda dapat menambahkan web tabs di Zoho Books yang memudahkan pengguna untuk mengakses pembaruan perusahaan dan mengunggah pembaruan mereka sendiri.
Inilah beberapa kemampuan kustomisasi di Zoho Books, kami berharap solusi ini akan membantu Anda merasakan pengalaman akuntansi yang lebih baik. Pelajari lebih lanjut tentang fitur-fitur lain yang tersedia di Zoho Books!
Comments