Bạn có bao giờ cảm thấy mình đang "bơi" trong biển công nghệ không? Hãy thử nhớ lại 5 năm trước, chúng ta nói nhiều về việc làm sao để đưa doanh nghiệp lên môi trường số, làm sao để mọi người có thể làm việc từ xa hiệu quả. Ai giải quyết được bài toán giao tiếp lúc đó, người ấy thắng.
Nhưng bây giờ, câu chuyện đã khác. Mỗi sáng mở máy tính lên, bạn không còn lo thiếu công cụ nữa, mà ngược lại, bạn bị ngợp. Hàng tá thông báo từ đủ loại ứng dụng, tin tức về AI xuất hiện mỗi ngày. Công nghệ sinh ra để giúp chúng ta rảnh tay hơn, nhưng đôi khi nó lại khiến ta bận rộn hơn với chính nó.
Hiểu được cảm giác đó, sau rất nhiều nghiên cứu và lắng nghe, đội ngũ Zoho One đã quay trở lại với bản cập nhật mới nhất: ZO25. Lần này, mục tiêu của Zoho One không chỉ là thêm tính năng, mà là giúp bạn dọn dẹp sự lộn xộn, để công việc kinh doanh trở nên nhẹ nhàng và thông minh hơn.
Hãy cùng ngồi xuống và xem ZO25 có thể giúp ngày làm việc của bạn thay đổi như thế nào nhé.
#1. Spaces: Không gian làm việc gọn gàng cho riêng bạn
Màn hình làm việc của bạn hiện tại trông như thế nào? Đó có phải là một "rừng" các biểu tượng ứng dụng Sales, Marketing, Kế toán, Nhân sự?
Với bản cập nhật mới, Zoho One giới thiệu Spaces - Không gian. Hãy tưởng tượng nó giống như việc bạn chia văn phòng của mình thành những căn phòng chức năng riêng biệt, ngăn nắp và yên tĩnh.
Trong năm 2025 này, Zoho One mang đến 3 loại không gian:
Không gian cá nhân: Nơi bạn chỉ thấy lịch làm việc, các nhiệm vụ của chính mình. Không thông báo, không xao nhãng.
Không gian tổ chức: Nơi cập nhật tin tức chung, chính sách công ty. Đây giống như bảng tin ở sảnh lớn vậy.
Không gian chức năng: Khi cần tập trung làm việc với đội nhóm Sales hay Marketing, bạn bước vào đây. Mọi công cụ cần thiết đã được sắp xếp sẵn.
Spaces giúp não bộ của bạn không phải "nhảy số" liên tục giữa các ngữ cảnh khác nhau. Bạn làm việc nào, ra việc nấy.
Mẹo nhỏ: Để thử giao diện này, bạn chỉ cần mở Zoho One, nhấp vào ảnh đại diện của mình và chọn "Try Spaces UI". Đừng lo, sẽ có hướng dẫn chi tiết dắt tay bạn đi tham quan "nhà mới".
#2. Trải nghiệm người dùng: Mượt mà hơn, nhanh hơn
Một phần mềm tốt là phần mềm khiến người dùng quên đi sự tồn tại của nó, chỉ tập trung vào công việc. ZO25 đã cải tiến UX dựa trên hành vi thực tế của hàng triệu người dùng toàn cầu để đạt đến sự mượt mà tối đa.
Bảng điều khiển (Dashboard) tùy biến theo ý thích
Không còn những giao diện cứng nhắc "một kiểu cho tất cả", ZO25 trao quyền cho người dùng tự thiết kế "ngôi nhà" của mình.
Widget kéo thả thông minh: Bạn là CEO? Hãy kéo biểu đồ doanh thu, dòng tiền và báo cáo biến động nhân sự ra trang chủ. Bạn là Trưởng phòng Nhân sự? Hãy để lịch nghỉ phép, thông báo tuyển dụng và sinh nhật nhân viên ở vị trí dễ thấy nhất.
Giao diện được thiết kế lại trực quan hơn, giảm mỏi mắt khi làm việc lâu và tăng tốc độ tải dữ liệu.
Quick Nav – Phím tắt thao tác nhanh chóng
Hãy tưởng tượng bạn đang ở tầng 1 và muốn lên tầng 10, thay vì đi thang bộ qua từng tầng, bạn có một chiếc thang máy riêng siêu tốc. Tính năng Quick Nav chính là chiếc thang máy đó.
Thao tác một chạm: Chỉ cần nhấn phím tắt Z + Space (hoặc click vào biểu tượng tia sét trên thanh menu), một thanh điều hướng thông minh sẽ hiện ra.
Đa nhiệm không gián đoạn: Bạn đang viết email dở dang nhưng cần tra cứu số điện thoại đồng nghiệp gấp? Không cần tắt email, hãy dùng Quick Nav để tìm kiếm, hoặc tạo nhanh một ghi chú, một tác vụ mới ngay lập tức. Mọi thứ diễn ra trong tích tắc mà không làm mất trạng thái làm việc hiện tại.
Action Panel: Trợ lý nhắc việc tận tụy
Sự mệt mỏi của quản lý thường đến từ việc phải truy cập 5 ứng dụng khác nhau để duyệt 5 loại yêu cầu khác nhau (duyệt chi, duyệt phép, duyệt hợp đồng, duyệt mua sắm...). Action Panel (Bảng hành động) sẽ gom tất cả về một mối:
Tab Planner: Quản lý lịch trình họp và danh sách công việc ưu tiên trong ngày.
Tab Approvals (Phê duyệt): Đây là tính năng "cứu cánh" cho các cấp quản lý. Tất cả yêu cầu phê duyệt từ mọi phòng ban (HR, Kế toán, Sales) đều đổ về đây. Bạn chỉ cần click "Duyệt" hoặc "Từ chối" liên tục ngay trên một màn hình duy nhất. Nhẹ gánh lo âu, không còn sót việc.
#3. Hỗ trợ công việc hàng ngày
Trong Zoho One ZO25, trí tuệ nhân tạo (Zia) được tích hợp sâu vào luồng công việc hàng ngày (Workflow) để thực sự đóng vai một người đồng nghiệp thông thái toàn diện cho bạn.
Zia Hubs – Đọc và tóm tắt tài liệu siêu tốc
Bạn nhận được một thư mục dự án trên Zoho WorkDrive với hàng chục file PDF, Docx, Excel dày cộp. Thay vì mất cả buổi sáng để đọc từng trang, hãy để Zia Hubs giúp.
Tóm tắt ngữ cảnh: Zia đọc hiểu nội dung toàn bộ thư mục và đưa ra bản tóm tắt các ý chính.
Trích xuất thông tin: Bạn có thể hỏi cụ thể: "Tìm cho tôi các điều khoản về phạt vi phạm trong hợp đồng này" hay "Tổng kết các rủi ro được nêu trong báo cáo dự án". Zia sẽ quét và chỉ ra chính xác đoạn văn bản bạn cần, giúp tiết kiệm hàng giờ đọc tài liệu thủ công.
Ask Zia – Phân tích dữ liệu bằng ngôn ngữ tự nhiên
Đây là tính năng biến mọi nhân viên thành chuyên gia phân tích dữ liệu (Data Analyst) mà không cần học SQL hay Excel nâng cao.
Ra lệnh bằng giọng nói/văn bản: Thay vì học cách dùng các bộ lọc phức tạp trong phần mềm Analytics, bạn chỉ cần hỏi: "Doanh thu quý này so với cùng kỳ năm ngoái thế nào?" hay "Sản phẩm nào đang bán chạy nhất tại khu vực Hà Nội?".
Trực quan hóa tức thì: Zia sẽ tự động chạy đi tìm dữ liệu từ CRM, Books, Inventory... và vẽ ra biểu đồ trực quan trả lời bạn ngay lập tức. Tương tác tự nhiên như hỏi người trợ lý ngồi bên cạnh, nhưng với tốc độ của máy tính và độ bảo mật tuyệt đối.
#4. Quản trị và bảo mật: "Lá chắn thép" đơn giản hóa
Phần quản trị hệ thống (IT Admin) thường khô khan và phức tạp, nhưng với ZO25, Zoho cố gắng làm mọi thứ đơn giản nhất có thể.
Hệ sinh thái quản trị tập trung (Unified Admin)
Tên miền hợp nhất (Unified Domains): Trước đây, muốn xác minh tên miền hay kết nối các ứng dụng, Admin phải chạy "ngược xuôi" cấu hình cho từng ứng dụng. Giờ đây, mọi thao tác xác minh chỉ cần làm một lần tại một nơi duy nhất. Làm một lần, "ăn ngay" cho cả hệ thống Mail, Site, CRM...
Tích hợp tập trung (Centralized Integrations): Quản lý tất cả các kết nối API bên thứ 3 tại một nơi. Dễ dàng kiểm soát dữ liệu nào đang đi ra, đi vào hệ thống, giảm thiểu rủi ro rò rỉ dữ liệu.
Quy trình rời đi thông minh - Smart Offboarding
Khi một nhân viên nghỉ việc, việc bàn giao tài khoản và dữ liệu thường rất đau đầu và dễ sót lọt, gây nguy cơ mất mát dữ liệu khách hàng. Tính năng Smart Offboarding giải quyết triệt để vấn đề này.
Quy trình tự động: Biến quy trình nghỉ việc thành một checklist đơn giản: Chuyển quyền sở hữu dữ liệu (Lead, Deal, Document) -> Bàn giao báo cáo -> Ngắt kết nối thiết bị -> Xóa quyền truy cập.
An toàn tuyệt đối: Chỉ cần làm theo các bước gợi ý là xong, đảm bảo 100% tài sản số của công ty được giữ lại an toàn trước khi tài khoản nhân viên bị vô hiệu hóa.
"Camera an ninh" và "Bảo vệ" 24/7
Audit Logs (Nhật ký kiểm tra): Giống như camera an ninh ghi lại mọi hoạt động trong "văn phòng số". Ai làm gì, sửa gì, xóa gì vào lúc mấy giờ đều được ghi lại. Nếu có sự cố mất dữ liệu, bạn biết ngay cần kiểm tra ở đâu.
Anomaly Detection (Phát hiện bất thường): Đây là bác bảo vệ mẫn cán chạy bằng AI. Nếu thấy ai đó đăng nhập từ một địa điểm lạ (ví dụ: nhân viên đang ở Việt Nam nhưng có IP đăng nhập từ nước ngoài), hay cố tình dò mật khẩu nhiều lần, hệ thống sẽ báo động ngay cho Admin để xử lý kịp thời.
#5. Mở rộng sức mạnh hệ sinh thái với 5 ứng dụng mới
Zoho One giống như một hộp dụng cụ vạn năng, và bản cập nhật ZO25 vừa bỏ thêm vào đó 5 món "đồ nghề" hạng nặng giúp doanh nghiệp mở rộng khả năng quản trị doanh nghiệp:
Zoho Vani
Bạn cần họp brainstorm ý tưởng sản phẩm mới? Vani là một cái bảng trắng vô tận trên mây.
Tính năng: Cùng nhau vẽ vời, dán giấy nhớ, lập sơ đồ tư duy, bình chọn ý tưởng theo thời gian thực.
Lợi ích: Từ ý tưởng sơ khai đến kế hoạch hành động chưa bao giờ trực quan và sinh động đến thế.
Zoho Thrive
Khách hàng ngày càng khó tính và chi phí tìm khách mới ngày càng đắt đỏ. Làm sao để giữ chân họ?
Tính năng: Giúp bạn tạo ra các chương trình tích điểm đổi quà, quản lý hạng thành viên, và thiết lập hệ thống tiếp thị liên kết (Affiliate) để khách hàng cũ giới thiệu khách hàng mới.
Lợi ích: Tăng vòng đời khách hàng và biến khách hàng thành đại sứ thương hiệu.
Zoho Landing Page
Đội Marketing muốn chạy quảng cáo và cần một trang web giới thiệu (landing page) thật đẹp để chốt sale?
Tính năng: Trình thiết kế kéo thả đơn giản, kho giao diện mẫu phong phú, tối ưu hóa tốc độ tải trang và tích hợp sẵn form thu thập Lead đổ thẳng về CRM.
Lợi ích: Không cần nhờ đến lập trình viên, Marketer có thể tự chủ động tạo chiến dịch trong vài phút.
Zoho RPA
Có những việc lặp đi lặp lại như nhập liệu từ hóa đơn vào Excel, copy-paste dữ liệu giữa các phần mềm cũ?
Tính năng: Hãy để "robot" RPA làm thay. Bạn chỉ cần làm mẫu một lần, robot sẽ học theo và thực hiện lại thao tác đó hàng nghìn lần với độ chính xác tuyệt đối.
Lợi ích: Giải phóng nhân viên khỏi các công việc tay chân nhàm chán để tập trung vào công việc sáng tạo.
Log360 Cloud
Dành cho những doanh nghiệp có yêu cầu khắt khe về an ninh mạng.
Tính năng: Giám sát toàn diện mạng lưới, phát hiện và phân tích các mối đe dọa an ninh từ bên ngoài.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Làm thế nào để tôi kích hoạt giao diện Spaces mới?
Rất đơn giản. Bạn chỉ cần đăng nhập vào Zoho One, nhấp vào ảnh đại diện (Avatar) của mình ở góc trên bên phải và chọn dòng chữ "Try Spaces UI". Hệ thống sẽ có hướng dẫn dắt tay bạn đi tham quan giao diện mới.
2. Zoho RPA trong bản cập nhật này có giới hạn số lượng bot không?
Tùy thuộc vào chính sách sử dụng của Zoho One tại thời điểm áp dụng, thường sẽ có một lượng tín dụng hoặc số lượng quy trình RPA nhất định đi kèm. Để mở rộng quy mô lớn, bạn có thể cần mua thêm add-on.
3. Dữ liệu của tôi có an toàn khi sử dụng các tính năng AI như Zia Hubs không?
Zoho cam kết bảo mật quyền riêng tư (Privacy-first). Dữ liệu của bạn được xử lý trong mô hình bảo mật của Zoho và không được sử dụng để bán cho bên thứ ba hay đào tạo các mô hình AI công cộng mà không có sự cho phép.
4. Tôi có thể tùy chỉnh "Không gian chức năng" cho các phòng ban đặc thù không?
Có. Admin hoàn toàn có thể tạo và tùy chỉnh các Spaces (Không gian) riêng biệt, gán các ứng dụng phù hợp cho từng phòng ban hoặc dự án cụ thể.
5. Ứng dụng Zoho Landing Page có hỗ trợ tên miền riêng không?
Có. Bạn hoàn toàn có thể trỏ tên miền riêng của doanh nghiệp về Zoho Landing Page để chạy các chiến dịch quảng cáo chuyên nghiệp.
Lời kết
Sự thay đổi không phải lúc nào cũng dễ dàng, nhưng với ZO25, chúng tôi tin rằng sự thay đổi này là cần thiết để mang lại cho bạn sự tự do và thoải mái đích thực trong công việc.
Zoho One ZO25 không chỉ là phần mềm, nó là một người bạn đồng hành thông minh, giúp bạn gạt bỏ những công việc lặt vặt, nhàm chán sang một bên để máy móc và AI lo liệu. Còn bạn – những nhà lãnh đạo và nhân sự tài năng – hãy dành trọn vẹn năng lượng cho những ý tưởng lớn, những chiến lược đột phá và những phút giây thăng hoa trong sự nghiệp.
Bạn đã sẵn sàng bước vào tương lai của quản trị doanh nghiệp? Trải nghiệm ZO25 ngay!
Comments