Bayangkan Anda pergi ke toko pakaian, melihat-lihat koleksi terbaru, memilih yang Anda suka, mencobanya, dan keluar dengan bergaya sambil membawa tas di tangan. Anda mungkin sering melakukan proses ini secara daring karena banyak aplikasi e-commerce yang populer. Bagaimana Anda akan melabeli transisi ini? Apakah ini digitasi atau digitalisasi? Apakah ada perbedaan antara keduanya, atau apakah keduanya memiliki arti yang sama?
Seiring dengan semakin banyaknya perusahaan yang mengadopsi teknologi digital, mereka perlu meningkatkan visibilitas dan cakupan bisnis mereka agar dapat bertahan dan berkembang. Memahami kedua istilah ini sangat penting bagi organisasi untuk mendorong diri mereka memasuki era digital dan menghilangkan segala inefisiensi dalam proses mereka.
Apa Itu Digitasi?
Digitasi adalah konsep sederhana, mengubah data analog menjadi data digital, mengubah kertas menjadi file berukuran bit. Tujuan digitasi adalah untuk mempermudah aksesibilitas data, penyimpanan dan pengelolaan data, serta pembagian data; untuk mengambil data yang dibutuhkan di mana pun, kapan pun hanya dengan beberapa klik.
Berikut adalah beberapa contoh cepat digitasi: Menyimpan kontak di telepon Anda, bukan di buku telepon, memindai dokumen dan menyimpannya sebagai pdf, atau mengubah album foto bersampul tebal menjadi album digital di laptop Anda.
Digitasi telah berkembang secara selama bertahun-tahun. Dalam sebuah pencapaian penting oleh John Hancock Mutual Life Insurance Company, lebih dari 600 megabit data dari dua juta nasabah dengan polis asuransi didigitalkan pada tahun 1955. Setahun kemudian, IBM mengumumkan unit penyimpanan disk pertamanya dengan kapasitas penyimpanan sebesar 5 MB. Sekarang, ponsel kita hadir dengan kapasitas penyimpanan yang sangat besar hingga 1 TB.
Digitasi tidak mengoptimalkan proses. Sebaliknya, digitasi menyiapkan tahapan untuk pengoptimalan proses dengan membuat data tersedia secara mudah. Anda kemudian dapat menemukan cara untuk memanfaatkannya dengan lebih baik. Digitasi adalah langkah awal bisnis menuju transformasi digital.
Bagaimana Digitasi Membantu Anda?
Perusahaan di industri apa pun harus mendigitalkan informasi mereka agar dapat bertahan hidup di dunia digital seperti sekarang. Digitasi menghasilkan banyak manfaat bagi perusahaan, yang akan kita bahas di bawah ini.
a. Mudah mengakses data
Digitasi data Anda menghemat banyak uang dan tenaga kerja. Bayangkan saja, Anda tidak perlu membawa kotak-kotak berisi berkas kertas dan Anda dapat menyediakan informasi tersebut kepada semua orang dengan lebih cepat, beserta banyak manfaat lainnya.
b. Tahap pertama otomasi
Data digital yang dipadukan dengan teknologi yang tepat dapat membantu bisnis mengotomatiskan proses manual. Otomatisasi sangat penting bagi semua bisnis karena dapat meningkatkan efisiensi sekaligus menghemat waktu yang dapat digunakan untuk menciptakan ide baru atau meningkatkan produktivitas.
c. Peningkatan komunikasi dan kolaborasi
Digitasi data sangat penting untuk meningkatkan pengalaman pelanggan dan membantu karyawan Anda bekerja lebih efisien. Karyawan Anda akan lebih mudah mengidentifikasi dokumen yang mereka inginkan jika data didigitasi dan tertata rapi. Ini bukan sekadar kolaborasi lintas tim antara karyawan Anda, tetapi calon klien Anda juga dapat memperoleh informasi yang mereka butuhkan sendiri tanpa melalui proses yang membosankan.
Digitasi membantu membuat komunikasi data lebih sederhana, membuka jalan untuk berkolaborasi lebih baik.
d. Kemampuan pengambilan keputusan yang lebih baik
Karena digitasi membantu pengiriman data ke penerima dengan lebih cepat, manajemen juga dapat membuat keputusan bisnis yang lebih baik dengan lebih cepat. Dengan memanfaatkan teknologi yang tepat di data digital, mereka dapat memantau cara bisnis mereka beroperasi dan memodifikasi proses mereka sesuai kebutuhan.
e. Pemulihan data jauh lebih cepat
Dokumen kertas rentan terhadap kerusakan. Dokumen tersebut dapat jatuh ke tangan yang salah, atau terbakar.
Data digital yang dipadukan dengan teknologi yang tepat membantu Anda melindungi dokumen dengan membatasi akses hanya kepada pengguna yang berwenang. Anda dapat mencadangkan dokumen penting sehingga dapat dipulihkan dengan mudah jika terjadi bencana alam.
Artikel terkait:
Inilah 5 Tantangan Kolaborasi di Dunia Kerja
Bagaimana Zoho Workplace Dapat Membantu Tingkatkan Kolaborasi Tim
Apa Itu Digitalisasi?
Digitasi berfungsi sebagai fondasi agar digitalisasi dapat terjadi. Gartner mengatakan bahwa “digitalisasi adalah penggunaan teknologi digital untuk mengubah model bisnis dan menyediakan peluang pendapatan dan nilai baru.”
Ingat contoh e-commerce yang kami sebutkan di awal? Sekarang setelah Anda memahami kedua istilah tersebut, jelas bahwa konsep yang mendasarinya adalah digitalisasi. Selain aplikasi yang menyimpan data Anda secara digital, aplikasi tersebut menyederhanakan setiap aspek proses pembelian Anda secara online, mulai dari mencari pakaian hingga pembayaran dan pengiriman.
Kenapa Digitalisasi Penting?
Digitalisasi sangat penting bagi setiap bisnis yang berupaya melakukan transformasi digital. Digitalisasi mengubah proses manual menjadi ruang digital, tempat tugas-tugas yang berulang dikerjakan secara manual diotomatisasi dan disederhanakan untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas.
Beberapa contoh digitalisasi:
- Menggunakan software HR untuk membuat rincian gaji dan pajak.
- Memesan tiket pesawat melalui ponsel pintar Anda.
- Mengelola tiket bantuan Anda dengan software.
Karena digitalisasi membuka jalan untuk memantau dan mengevaluasi data Anda, ini membantu Anda membuat keputusan bisnis yang lebih baik.
Teknologi informasi dan komunikasi (TIK) merupakan salah satu industri yang paling terdigitalisasi. Teknologi ini mencakup berbagai komponen seperti akses internet, manajemen data, dukungan, pengembangan aplikasi dan perangkat lunak seluler, otomatisasi konten, dan banyak lagi. Namun, bukan berarti bisnis Anda harus memiliki elemen yang mendukung digitalisasi.
Ambil contoh IKEA. Mereka yang awalnya merupakan toko ritel konvensional dengan cepat beradaptasi dengan dunia modern dengan memanfaatkan teknologi digital agar bisnisnya terus berkembang pesat. Selain belanja online, IKEA mengakuisisi TaskRabbit untuk orang-orang yang membutuhkan bantuan eksternal untuk pengiriman dan perakitan furnitur yang mereka beli. Selain itu, IKEA menerapkan proyek rumah pintar yang memanfaatkan Augmented Reality (AR) sehingga orang-orang dapat mendesain rumah mereka secara virtual untuk melihat apa yang cocok sebuah ruangan sebelum membeli furnitur. Mereka melaporkan pertumbuhan pendapatan yang meningkat dari 7% menjadi 31% hanya dalam waktu tiga tahun, berkat digitalisasi.
Manfaat Digitalisasi
Ada banyak manfaat digitalisasi dan penggunaan teknologi bisnis, dan kami akan membahas beberapa di antaranya di bawah ini.
a. Otomasi proses
Ketika proses bisnis diotomatisasi, Anda dapat mengandalkan hasil yang konsisten. Otomatisasi menghilangkan pengulangan dan duplikasi pekerjaan, yang menurunkan biaya. Perusahaan yang melakukan transformasi digital untuk meningkatkan efisiensi dan memperbaiki pemanfaatan sumber daya memiliki dampak langsung terhadap biaya.
b. Peningkatan produktivitas
Sistem untuk mengotomatisasi proses bisnis dapat membantu orang menyelesaikan tugas dengan lebih cepat dan lebih akurat. Dengan mengotomatisasi tugas yang berulang, digitalisasi memungkinkan bisnis untuk menghemat waktu sehingga mereka dapat berkonsentrasi pada lebih banyak penelitian dan inovasi, yang mengarah pada pertumbuhan bisnis.
c. Peningkatan transparansi
Digitalisasi memungkinkan transparansi dalam transaksi bisnis dan proses lainnya, yang sangat penting dalam dunia yang selalu online dan terhubung. Alur kerja yang transparan dan prosedur yang terdokumentasi dengan baik meningkatkan visibilitas organisasi, sehingga memudahkan manajemen atas untuk melihat peluang dan hambatan.
d. Kolaborasi yang lebih baik
Pandemi COVID-19 mengubah situasi di banyak bidang dan industri, yang memaksa banyak orang untuk bekerja dari jarak jauh. Digitalisasi memungkinkan perusahaan menyediakan berbagai alat (misalnya, aplikasi untuk bertemu dan mengobrol secara virtual, aplikasi manajemen tugas, dan banyak lagi) yang diperlukan untuk menjaga kolaborasi tim tetap kuat. Model kerja kolaboratif jarak jauh sangat efektif sehingga banyak karyawan tidak ingin kembali ke kantor dan lebih suka bekerja dari rumah.
Karena model hibrid telah menjadi alternatif dalam bekerja, organisasi harus mendigitalkan diri sehingga mereka dapat beradaptasi dengan perubahan dengan cepat dan memberi staf mereka rasa nilai dan dukungan.
e. Visibilitas yang lebih baik
Di dunia yang mengutamakan digital saat ini, digitalisasi memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan jangkauan dan visibilitas merek mereka. Mereka dapat melibatkan pengguna di setiap platform digital yang tersedia (misalnya, situs web, toko online, dll.) dan berkomunikasi secara aktif melalui semua media online. Hal ini memudahkan organisasi untuk memenuhi kebutuhan dan preferensi pengguna yang terus berubah.
f. Memahami pengguna dengan lebih baik
Pengalaman pelanggan merupakan pendorong utama pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan—itulah sebabnya pengalaman pelanggan menjadi titik panas dalam medan pertempuran yang kompetitif. Produk atau layanan saja tidak cukup. Digitalisasi membantu Anda mempelajari perilaku pengguna sehubungan dengan bisnis Anda, dan sangat penting untuk memahami mereka dan melayani mereka dengan lebih baik.
Anda dapat mendigitalkan bisnis Anda untuk meningkatkan pengalaman pelanggan menggunakan platform analitik untuk mengumpulkan wawasan berdasarkan tindakan pengguna dan software CRM untuk mendapatkan pandangan holistik tentang setiap pelanggan. Digitalisasi membantu perusahaan unggul dalam hal memahami pelanggan mereka dengan lebih baik dan memberikan pengalaman yang mulus.
g. Suatu cara untuk menyalip kompetitor
Dunia digital telah menjadi sangat kompetitif; setiap bisnis terus-menerus mengembangkan ide dan inovasi baru untuk mendorong diri mereka agar lebih unggul dari pesaing mereka.
Digitalisasi sangat penting bagi perusahaan untuk dapat secara agresif meneliti pesaing mereka, mempelajari pasar yang ada dan peluang pasar baru, menempa ide-ide baru, dan membentuk strategi yang ada untuk inovasi. Digitalisasi adalah langkah kedua menuju transformasi digital.
Transformasi digital: Tahap akhir
Transformasi digital adalah fase terakhir yang mencakup digitasi dan digitalisasi untuk menciptakan perubahan radikal dalam cara perusahaan menjalankan bisnis. Transformasi digital memiliki dampak yang lebih besar daripada sekadar "peningkatan teknologi digital." Transformasi digital membuka proses pemikiran baru yang menghasilkan pendekatan yang lebih baru terhadap cara Anda memandang bisnis Anda. Hal ini berpotensi menciptakan model bisnis yang sama sekali baru.
Dua contoh transformasi digital yang hebat adalah Netflix dan Gojek. Netflix bersaing dengan jaringan televisi, toko persewaan, dan bahkan bioskop dengan streaming video berskala besar. Lebih dari itu, mereka mendapatkan wawasan luar biasa tentang perilaku menonton pengguna, yang dapat mereka gunakan untuk mengoptimalkan strategi yang sesuai.
Seluruh model bisnis Gojek berputar di sekitaran teknologi digital. Pemesanan dan pelacakan taksi, kemampuan panggilan, penagihan, dan teknologi digital lainnya bekerja sama untuk memberikan pengalaman pemesanan yang lancar.
Ubah bisnis Anda hari ini!
Menyesuaikan bisnis Anda untuk transformasi digital memungkinkan Anda memperoleh wawasan mendalam tentang pelanggan Anda. Anda kemudian dapat memanfaatkan teknologi digital untuk mengatasi kesenjangan antara bisnis Anda dan pelanggan Anda. Hasilnya adalah efisiensi yang mengubah permainan, dan pengalaman pelanggan yang sangat personal. Siapa yang tidak menginginkannya?
Kami ingin tahu di mana Anda berada dalam perjalanan transformasi digital Anda. Jika Anda punya cerita, kami ingin mendengarnya!
Comments